Publikumsverkehr gibt es im Rechnungsprüfungsamt der Stadt nicht. Wenn bei Herbert Roos oder seinen sechs Mitarbeitern ein Bürger an die Tür kopft, dann hat sich dieser ziemlich sicher verlaufen und sucht im Kassengebäude (zwischen dem Alten Rathaus und dem Museum Georg Schäfer) die Stadtkasse, die ein Stockwerk tiefer zu finden ist.

Die Verwaltungsbeamten kennen bestens die städtischen Finanzgeschäfte und beherrschen die kaufmännische Buchführung, die in der Stadtverwaltung seit dem Jahr 2009 eingeführt ist. Und um Gebäude, Straßen und Neubaumaßnahmen kümmert sich der technische Prüfer des Amtes. Die Umstellung von der Kameralistik (einfache Buchführung mit Einnahmen- und Ausgabenrechnung) auf die „Doppik“ und damit hin zu den Gepflogenheiten der Privatwirtschaft (einschließlich einer zusätzlichen Ist-Zahlungsabrechnung) war schwierig. In den Details tauchen noch heute neue Fragen und Problemstellungen auf.

Hauptaufgabe des Rechnungsprüfungsamtes ist die Unterstützung des Stadtrates bei der Kontrolle der Verwaltung, für welche vom Stadtrat auch ein Rechnungsprüfungsausschuss gebildet werden muss. Geprüft wird die Einhaltung des Haushaltsplans, der Vollzug der Beschlüsse des Stadtrates und seiner Ausschüsse, sowie permanent die Beachtung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.

Neben Einzelprüfungen nimmt das Amt den gesamten städtischen Haushalt nach der Rechnungslegung unter die Lupe, – eine Jahresabschlussprüfung, welche letztlich in den Details auch nur stichpropenweise erfolgen kann. Dem Rechnungsprüfungsausschuss gehören in Schweinfurt sieben Stadträte an – die von der bayerischen Gemeindeordnung vorgegebene Höchstmitgliederzahl. gehören. Da der Ausschuss in der Regel jährlich zweimal tagt, werden ihm Beanstandungen stets mit einer Stellungnahme des geprüften Bereichs zur Beratung und Entscheidung vorgelegt. Hinweise über kleinere oder noch andauernde Feststellungen an die geprüfte Stelle erfolgen sofort und nicht erst nach der Ausschusssitzung. Zwar ist bei allen nachträglichen Prüfungen dann zumeist das Kind schon in den Brunnen gefallen, doch in Zukunft sollten ähnliche Fälle vermeidbar sein.

Außerdem kann eine Eigenschadensversicherung den von einem städtischen Mitarbeiter verursachten finanziellen Schaden ausgleichen, – wie beispielsweise eine überhöht ausgezahlte Hilfeleistung im sozialen Bereich.
  

• Die Frauenbeauftragte
• Die Büchereileiterin
• Der Kulturamtsleiter
• Der Sozialreferent
• Der Referent für Sport und Schulen
• Die Finanzreferentin 
• Der Ordnungsreferent
• Der Oberbürgermeister
• Der Baureferent
• Der Ordnungsreferent
• Amt für soziale Leistungen
• Das Bürgeramt
• Der Stadtarchivar
• Servicebetrieb Stadtgrün
• Der Chef der Stadtkasse
• Gern daheim
• Der Personalchef
• Das Standesamt
• Das Bauverwaltungsamt
• Die vhs
• Das Tiefbauamt
• Das Controlling

Im Vergleich mit der freien Wirtschaft ist das Rechnungsprüfungsamt zwischen dem Wirtschaftsprüfer und der Innenrevision anzusiedeln. Das Amt ist nur dem Stadtrat verantwortlich. „Besondere Prüfaufträge“ können vom Stadtrat und vom Oberbürgermeister in Auftrag gegeben werden.

„Wir haben eine sehr gut arbeitende Stadtverwaltung“, sagt Amtsleiter Roos auf die Frage, ob man sich als Aufsicht- und Kontrollstelle Freunde oder Ärger verschafft? Übersetzt heißt dies, dass die Zahl der Beanstandungen gering ist und gröbere Unstimmigkeiten „so gut wie nicht“ vorkommen. Es gibt keine Skandale, sondern im Alltag den Kontakt mit den zu prüfenden Stellen, darunter auch die Stadt- und Wohnbau GmbH (SWG), die die Gebäude der Stadt verwaltet und die Vergabeentscheidungen über jede Ausgabe von über 5000 Euro dem Rechnungsprüfungsamt vorzulegen hat. Zum Tagesgeschäft zählen des Amtes zählen Anfragen aus den Ämtern und Einrichtungen der Stadt rund um die Themen Ausgaben und Buchführung.

Das Amt erfüllt einen Teil seiner Aufgabe allein schon durch seine Existenz und die damit verbundene Wahrscheinlichkeit einer Prüfung, wobei die hohe Qualität der geleisteten Arbeit im Stadtrat stets von allen Fraktionen mit Lob bedacht wird.

Die Zweckverbände für die Musikschule, die Fachoberschule und die Berufsoberschule, oder etwa das Tourismusbüro werden in Zusammenarbeit mit dem Landkreis geprüft. Einsicht nimmt das Amt zudem in die Buchführung der bei der Stadt angesiedelten Stiftungen. Während auch hier zu einem angekündigten Termin nachgeschaut wird, finden Kassenprüfungen ohne Voranmeldung statt. Bargeldkassen hat die Stadt an die 70, darunter das Theater, die Zulassungsstelle, das Museum Georg Schäfer, die Stadtbücherei und der Bürgerservice. Auch werden die Kassen der städtischen GmbHs geprüft.

Bei allen städtischen Beteiligungen an privatwirtschaftlichen Unternehmen schaut das Amt nach, ob die Vertreter der Stadt (zumeist Stadträte als Aufsichtsräte) zum Wohl der Stadt wirken.