Wie weit die Digitalisierung im Landratsamt Main-Spessart gediehen ist, stellte im Kreisausschuss Tobias Hirsch den Räten vor. Besonders interessierte diese die technische Aufrüstung des Sitzungssaales im Landratsamt, die Hybridsitzungen ermöglichen soll. Während der Corona-Pandemie wurden alle Kreissitzungen zunächst in die Main-Spessart-Halle in Marktheidenfeld und schließlich in die Lohrer Stadthalle verlegt.
Weil dort Hybridsitzungen möglich sind, finden die Kreistagssitzungen anders als die Sitzungen von Ausschüssen weiter dort statt. Das kostet den Landkreis jährlich einen fünfstelligen Betrag an Miete, was unter anderem die Fraktion der Freien Wähler stört, wie Brigitte Riedmann betonte. Michael Hombach sagte, die Nutzung sei während der Corona-Pandemie unverzichtbar gewesen, jetzt aber nicht mehr. Deshalb unterstütze er die Aufrüstung des Sitzungssaales.
Generell soll die neue Technik möglichst unauffällig sein: Kabellose Schwanenhals-Mikrofone auf den Tischen und an den Wänden installierte Kameras. Statt eines Beamers soll künftig eine moderne LED-Wand das Teilen von digitalen Inhalten ermöglichen. Auch die Besprechungsräume sollen für den stetig steigenden Bedarf von Videokonferenzen technisch fit gemacht werden.
87 Verfahren sind voll digitalisiert
Der Sitzungssaal wurde noch zur Amtszeit von Thomas Schiebel grundlegend renoviert und umgestaltet. Neben neuer Beleuchtung und Wandpaneelen hielten Tische mit Stromsteckdosen Einzug, zudem wurde in die Rückwand ein Beamer integriert. Genutzt wird jedoch schon lange wieder ein Beamer, der im Saal steht – der in der Wand verbaute neigt laut Tobias Hirsch zur Überhitzung.
Eine sichtbare digitale Verbesserung für den Bürger ist, dass es nun ein Kontaktformular zur (verschlüsselten) Kontaktaufnahme mit der Verwaltung auf der Homepage gibt. Es löst die kaum genutzt DE-Mail ab, die ab August vermutlich nicht mehr angeboten werden muss, derzeit gibt es dafür eine gesetzliche Verpflichtung. Außerdem entwickelte der Kreis in Eigenregie einen Abfallgebührenrechner für Mülltonnen.
Die Zahl der voll digitalisierten Verwaltungsverfahren im Landratsamt ist auf 87 gestiegen, 2022 waren es nur 15, was 85 Prozent entspreche. So können Bürger inzwischen ihren Führerschein per Onlineverfahren tauschen und ihn sich auch zusenden lassen. Voll digitalisiert bedeutet, dass die Bürgerangaben tatsächlich in den entsprechenden digitalen Formularen landen und nicht noch vom Landkreispersonal übertragen werden müssen.
E-Akte wird immer stärker genutzt
Auch intern ist die Digitalisierung auf dem Vormarsch. Immer mehr Sachgebiete nutzen die E-Akte (komXwork). "Kein darin je abgelegtes Dokument kann je verloren gehen", betonte Tobias Hirsch und erläuterte das Backup-Konzept mit mehreren Tagesläufen und unterschiedlichen Verfahren. Allenfalls fehlten einmal ein paar Stunden. Es sei wahrscheinlicher, dass ein Blatt aus einer Papierakte vom Tisch geklaut werde, als dass es einen unberechtigten Zugriff auf eine E-Akte gebe.
Für die E-Akte würden Papieraktien nicht nachträglich gescannt, sondern es gebe je Abteilungen einen Fixtag, ab dem nun noch digital gearbeitet wird. Die Papierakten würden dann entsprechend archiviert und fristgerecht vernichtet.
Für die E-Akte würden Daten und Software auch nicht in einer Cloud vorgehalten, sondern auf eigenen Servern. Diverse Tests belegten, dass die Kreis-IT auch gut für Hackerangriffen geschützt sei, auch wenn 100-prozentige IT-Sicherheit laut Hirsch eine Illusion sei, weil täglich Sicherheitslücken entdeckt werden. Verwaltungsintern wurden außerdem ein Terminvereinbarungstool als Zusatz zur Microsoft-Software Outlook entwickelt sowie das Programm zur Online-Reservierung von Dienst-Kfz erweitert.
- Welchen Dienstgrad hat der Beamte, der in die Rückwand integriert wurde? Hoffentlich kostet er uns Steuerzahler nicht zu viel Geld.
- Wer kümmert sich um diesen Beamten, da er ja nicht mehr im Einsatz ist, da er (hinter der Wand) zu Überhitzung neigt.
danke für Ihren Hinweis - wir haben den Fehler bereits korrigiert.
Schön Grüße,
Ihre Redaktion Main-Spessart