In Vereinen herrscht immer noch große Unsicherheit, wenn es um die DSGVO geht. Hier ein paar Tipps, damit es bei der ehrenamtlichen Arbeit wieder etwas entspannter läuft.
Darf mein Verein noch Mannschaftsfotos auf der eigenen Vereinshomepage veröffentlichen?
Ja. Grundsätzlich hat ein Verein ein legitimes Interesse daran, Fotos zu veröffentlichen, um z. B. auf der Vereinshomepage über Aktivitäten zu berichten und über den Verein zu informieren – hier konkret über den aktuellen Mannschaftskader. In der Regel ergeben sich daraus auch keine besonderen Beeinträchtigungen für die betroffenen Personen, d. h. die abgelichteten Spieler und Betreuer. Im Ergebnis ist die Verarbeitung von Fotos somit nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO rechtmäßig. Voraussetzung ist aber eine ausreichende Information vor der Veröffentlichung.
- Ein Jahr DSGVO: Viel Arbeit und viele offene Fragen
Ist es erforderlich, von allen (aktiven und passiven) Vereinsmitgliedern eine schriftliche Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung einzuholen?
Nein. Für die Verarbeitung der Daten von Vereinsmitgliedern zum Zwecke der regulären Mitgliederverwaltung muss von den Mitgliedern keine Einwilligung eingeholt werden, da das Gesetz die Verarbeitung zum Zwecke der Verwaltung der Mitgliedschaft auch ohne Einwilligung erlaubt. Die Mitglieder müssen aber durch den Verein informiert werden.
Müssen Informationen zum Datenschutz dem Aufnahmeantrag beigefügt werden oder reicht ein Hinweis auf die Veröffentlichung auf der Homepage bzw. Auslage im Vereinsheim?
Das kommt darauf an. Neumitgliedern müssen bei Erhebung Ihrer Daten, also der Regel beim Ausfüllen des Antrags, die notwendigen Informationen mitgeteilt, d. h. zur Verfügung gestellt werden, dass das Mitglied sie ohne Mühe umgehend zur Kenntnis nehmen kann. Im Onlineverfahren reicht deshalb ein Link. Im Offlineverfahren (Papierantrag) müssen die Informationen auch auf Papier zur Verfügung gestellt werden.
Muss mein Verein einen Datenschutzbeauftragten benennen?
Nicht zwangsläufig: Nur dann, wenn im Verein mindestens zehn Personen ständig, d. h. die überwiegende Zeit, die sie für den Verein aufbringen, mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu tun haben. Häufige gelegentliche Anlässe lösen noch keine Benennungspflicht aus. Im Verein können daher ohne Weiteres auch mehr als 10 Personen regelmäßig Zugriff auf die Datenbestände der Vereinsmitglieder nehmen (beispielsweise zur Organisation von wöchentlichen Proben, Trainingseinheiten, Spielen oder Veranstaltungen), ohne dass deshalb ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden müsste, da hier zwar eine wiederkehrende und häufige, aber keine ständige Datenverarbeitung vorliegt.
Darf mein Verein noch Vereinsinformationen per E-Mail an die Mitglieder versenden?
Ja. Sollte keine spezielle Newsletter-Software eingesetzt werden und der Versand manuell erfolgen, ist darauf zu achten, dass die E-Mail-Adressen der Empfänger dabei immer in das "BCC"-Feld eingetragen werden. Alternativ kann auch auf andere Weise sichergestellt werden, dass die angeschriebenen Personen für die anderen Empfänger nicht sichtbar sind. Andernfalls würden beim Eintrag in das "AN"-Feld oder das "CC"-Feld personenbezogene Daten an alle übrigen Empfänger übermittelt, was ohne Einwilligung der betroffenen Personen nicht zulässig ist – dies ist unabhängig davon, ob sich manche Vereinsmitglieder ohnehin persönlich kennen oder nicht.
Quelle: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
