Die Planung eines besonderen Events ist oft geprägt von Aufregung, zahlreichen gut gemeinten Ratschlägen und einer Fülle an Inspirationen. Gerade bei der Organisation eines großen Anlasses, wie einer Hochzeit, kann man sich schnell überfordert fühlen, und Stress entsteht leicht. Damit Sie die Vorfreude auf Ihr einzigartiges Event voll auskosten können, teilen wir hilfreiche Tipps, wie Sie typische Stolperfallen bei der Planung vermeiden können.

1. Ohne Ablaufplan riskieren Sie Chaos und Langeweile

Am großen Tag des Events, sei es nun ein runder Geburtstag oder die Hochzeit, wird man meist von Emotionen überschüttet. Ein klarer Gedanke an Ablauf und Struktur der Feier kann dabei nur selten gefasst werden. Haben Sie nicht vorgesorgt, birgt diese Situation zwei Risiken: Entstehen zu lange „Leerläufe“, kommt nicht selten Langeweile bei den Gästen auf. Und ist kein konkreter Ablauf kommuniziert, verteilen sich Ihre Gäste willkürlich in der Location. Dabei laufen sie Gefahr, wichtige Momente der Hochzeitsfeier zu verpassen. 

Tipp: Stellen Sie am Eingang der Location einen Ablaufplan auf oder legen Sie ihn zu den Einladungen. So bekommen Ihre Gäste eine Übersicht und werden keinen wichtigen Programmpunkt verpassen. Vorlagen und Designs zum selber drucken gibt es online.   Um den perfekten Ablauf zu gewährleisten, ernennen Sie eine Zeremonienmeisterin oder einen Zeremonienmeister. So hat immer jemand ein Auge auf Programm und Gäste.

2. Catering: Sparen Sie nicht an der Beratung

Nichts ist wichtiger als das Essen auf Ihrem Event, denn ein knurrender Magen sorgt für schlechte Laune. Nur wie viel Essen macht alle satt? Gerade das leibliche Wohl Ihrer Gäste sollten Sie nicht in Eigenregie organisieren. Zu hoch ist der Aufwand, Ihre Gäste mit Kaffee, Kuchen, Getränken und (Abend-) Essen zu versorgen. Auch wenn sich Verwandte anbieten, sollte man nicht auf sie zurückgreifen. Ihre Gäste sollen Ihre Hochzeit oder den runden Geburtstag genießen und nicht als Küchenpersonal eingesetzt werden.          

Tipp: Ob klassischer Braten, Fisch oder ein Barbecue – wenden Sie sich an einen professionellen Caterer oder eine Event-Agentur, um ein perfektes Essenskonzept für Ihre Feier erstellen zu lassen. Auch für Ihre süßen Gäste ist das Angebot vielseitig: Candy- oder Cookie-Bars und Donut-Walls sind die Trends der vergangenen Jahre und dürfen auf keiner Hochzeit fehlen. Ebenso lässt sich eine individuelle Hochzeitstorte mit dem richtigen Profi perfekt auf Ihre Wünsche abstimmen.

3. Einladungen und Dekoration: Don’t do-it-yourself

Tischdekoration, Menükarten, Einladungen: Das Internet ist voller Bastelanleitungen, die schnelle und trotzdem stilvolle Deko-Elemente für Ihr Event versprechen – und Geld ist damit angeblich auch gespart! Selbst gemachte Hochzeitsdekoration ist jedoch nicht immer die beste Wahl. Viele der vermeintlich selbst gebastelten Inspirationen auf Instagram oder Pinterest sind von Profis angefertigt. Meist ähnelt das eigene Ergebnis nicht mal im Entferntesten der Online-Vorlage. Und dann die Masse: Denken Sie daran, dass Sie alle Dekorationen und Einladungen vielfach gestalten müssten.

Tipp: Sind Sie kein Bastel-Profi, sollten Sie lieber auf Profis zurückgreifen. Caterer, Deko-Experten, Kerzenmacher und Floristen erstellen ein stimmiges Konzept für Ihre Feier nach Ihren Vorstellungen. Das spart Ihnen bei der Planung Zeit und Nerven.

4. Eine Playlist ersetzt keinen DJ

DJ oder Band? Diese Frage stellt sich meist erst gegen Ende der Hochzeitsplanung, wenn das Budget fast aufgebraucht ist. Und auch bei Geburtstagen oder Firmenfeiern wünscht man sich oft eine musikalische Untermalung. Schnell kommt die Idee auf, eine eigene Playlist abspielen zu lassen. Schließlich ist der eigene Musikgeschmack auch der beste! Weit gefehlt. Eine Playlist ersetzt keinen DJ und erst recht keine Live-Band. Zudem geben Sie Ihren Gästen damit freie Hand, sich wahllos das Handy zu schnappen, um selbst DJ zu spielen. Ein Garant für Chaos!

Tipp: Individuelle Lieder kann man mittlerweile auch mit Hilfe von KI erstellen lassen, passend zu jedem Genre und Anlass.

5. Die perfekte Bühne für Ihre Events: Warum die Location zählt

Die Wahl der richtigen Location ist entscheidend für den Erfolg Ihres Events. Ob Firmenfeier, Jubiläum oder Hochzeit – die Umgebung prägt Atmosphäre und Erlebnis. Eine charmante Kulisse, gute Erreichbarkeit und flexible Gestaltungsmöglichkeiten schaffen die perfekte Basis für Ihre Veranstaltung. Besonders bei Hochzeiten ist die Location oft das Herzstück, das Stil und Stimmung definiert. Ob nun alte Scheune, Schloss oder ein Zelt im Garten – der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Tipp: Wählen Sie einen Ort, der Ihre persönliche Geschichte erzählt, für bleibende Erinnerungen!

6. Verzichten Sie beim Fotografieren nicht auf den Profi

Fotos eines besonderen Tages sind Erinnerungen für die Ewigkeit. Wer möchte sich da schon ein verwackeltes Bild an die Wand hängen? Auch in Zeiten von Social Media-Filtern kann manch unvorteilhaftes Motiv nur selten gerettet werden. Fotos von Verwandten und Freunden sind tolle Erinnerungen, die richtigen Bilder vom Hochzeitspaar sollten jedoch unbedingt von einem Profi angefertigt werden. Dieser weiß, wie er Sie auf Ihrer Hochzeit perfekt in Szene setzen kann. Zudem kennt er einzigartige Locations und gibt Tipps für Accessoires, wie zum Beispiel Luftballons.  

Tipp: Um Ihr Hochzeitsbudget zu schonen, können Sie einen Profi-Fotografen nur für bestimmte Zeiträume buchen. So können Sie unvergesslichen Erinnerungen, wie den Hochzeitstanz, für immer bewahren. 

Entspanntes Planen auf einer Hochzeitsmesse

Um einen ersten Überblick zu erhalten, lohnt sich ein Besuch auf einer Hochzeitsmesse. Hochzeits- und Eventprofis stellen ihre Dienstleistungen vor und helfen persönlich bei den ersten Schritten zum Traumevent. Besonders zu empfehlen sind Experten aus der Region, wie sie am Sonntag, 12. Januar 2025, in Bad Neustadt zu finden sind. Denn befindet sich der Dienstleister in Ihrer Nähe, erleichtert das die Absprachen während der gesamten Planung.

In der Stadthalle Bad Neustadt können sich angehende Brautpaare und Interessierte von 10 bis 17 Uhr bei zahlreichen Profis über Hochzeitsplanung, Hochzeitsfeier, Brautkleider, Hochzeitsmusik, Catering, Dekoration, Eheringe und vieles mehr informieren. Im persönlichen Gespräch, bei Modenschauen und Live-Shows bekommen Sie einen einmaligen Eindruck von Ihrer eigenen Traumhochzeit!

So leicht war es noch nie, eine Hochzeit zu planen!

Dieser Artikel wurde im Auftrag des Anzeigen-Kunden erstellt. Geschrieben hat ihn ein Mitarbeiter der Kunden-Redaktion. Sie möchten selbst in dieser Form für Ihr Unternehmen werben? Unsere Mitarbeiter beraten Sie gerne. Einfach hier einen Termin vereinbaren.