Es hört sich so einfach an, seine Angelegenheiten als Bürger oder Bürgerin mit der Verwaltung im Rathaus online zu erledigen. Doch dahinter verstecken sich viele Vorbereitungen und Optimierungen, die nicht überall so gelebt werden, wie in Waldbüttelbrunn.

Nicht erst seit Corona ist man im Rathaus bemüht, so viele Dienste, wie möglich online anzubieten. Hilfreich war da, dass man seit 2014 Homeoffice für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen anbieten kann, soweit es der Arbeitsalltag zulässt. Denn die physische Arbeit im gemeindlichen Bauhof oder als Hausmeister lässt sich noch nicht digital erledigen.

Seit einigen Jahren bucht man Rechnungen schon durch einen digitalen Anordnungsworkflow. Eingehende Papierrechnungen werden gescannt und elektronisch archiviert. Im Jahr 2021 wurde zudem ein digitales Dokumentenmanagementsystem über die gesamte Verwaltung eingeführt, sodass die Aktenordner in den einzelnen Büros immer weniger werden, erläutert Geschäftsleiterin Tanja Oehrlein bei der Vorstellung des Konzeptes der Gemeinde. Sie und Bauamtsleiter Markus Ostwald sind bei der Digitalisierung von Prozessen in der Verwaltung besonders fit. Die Vorteile überwiegen eindeutig, ist sich Bürgermeister Klaus Schmidt sicher. Die einfache Stichwortsuche oder das Vorhandensein von allen Zusatzinformationen an einem Fleck hat er schätzen gelernt.

Team hat "ganze Arbeit geleistet"

Nach der internen Arbeit machte man sich schon vor einiger Zeit daran, auch die Dienste für die Bürgerinnen und Bürger zu digitalisieren und einen Workflow einzurichten, damit die Anfragen auch digital weiterbearbeitet werden können. Der Erfolg gibt dem Ansinnen recht. Mittlerweile sind bereits 73 Dienste digital für die Bürgerinnen und Bürger bequem von Zuhause aus möglich. Von der einfachen Anmeldung für Hundehalter über Meldebescheinigungen oder verkehrsregelnde Maßnahmen, alles lässt sich einfach und bequem daheim erledigen.

Darauf ist man im Rathaus besonders stolz, denn nur wenige Kommunen dieser Größe sind schon so weit, hat Tanja Oehrlein herausgefunden. Sicher sind größere Städte wie Würzburg oder Schweinfurt uns etwas voraus, aber Waldbüttelbrunn muss sich nicht verstecken, sagt ein sichtlich stolzer Bürgermeister Klaus Schmidt: "Da haben meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ganze Arbeit geleistet", findet Schmidt.

Verwaltung arbeitet effizienter

Die vielen digitalen Möglichkeiten in Waldbüttelbrunn hat man auch seitens des Bayerischen Staatsministeriums für Digitalisierung erkannt und der Waldbüttelbrunner Verwaltung die Auszeichnung: "Digitales Amt" verliehen. Neben den oben aufgeführten Leistungen ist auch der Onlinebezahlservice zu nennen, der in Verbindung mit Homebanking für viele Bürgerinnen und Bürger eine enorme Erleichterung darstellt. "Mit ein paar Klicks lässt sich die ganze Verwaltungsleistung erledigen. Dies spart unseren Bürgerinnen und Bürgern wertvolle Zeit durch wegfallende Behördengänge", sieht Klaus Schmidt die Vorteile auf Seiten der Bürgerschaft. Doch auch die Verwaltung kann durch diese Onlineservices effizienter arbeiten, hat Tanja Oehrlein gemerkt. "Die Aktenordner sterben aus", ist sie sich sicher.

Kleine Kommune ist sehr stolz

Auch wenn die Anmeldung der einzelnen Services für die Kommune nicht immer einfach ist und man Zertifikat, Behördenschlüssel und andere sichere Kommunikationswege braucht, merkt der Bürger oder die Bürgerin davon nichts. Wert wurde auf einfache Abläufe für die Bevölkerung gelegt. "Wir sind als kleine Kommune schon ein wenig stolz auf unser großes Onlineportfolio", sagt Bürgermeister Schmidt und verspricht, dass man die Dienste weiter ausbauen wird. Neben der gemeindlichen Homepage nennt er auch die Gemeinde-App und nun auch die Dienste im bayernportal.de, die als Einstieg für die Bevölkerung in die digitale Welt des Waldbüttelbrunner Rathauses dienen.