Zu zweit über 5000 Akten umstecken, aufbereiten oder einscannen? Das ist selbst für die zwei erfahreneren Registratoren Roland Brodziak und Daniel Herberich nicht zu schaffen. Vor allem, weil sie nebenbei noch zahlreiche andere Aufgaben zu bewältigen haben. Trotzdem müssen die Akten letztendlich ausgesondert werden, denn die Zentralregistratur platzt aus allen Nähten, heißt es in einer Pressemitteilung.
"In diesem Jahr läuft die Aufbewahrungsfrist von besonders vielen Akten ab", erklärt Registrator Daniel Herberich. "Das heißt, sie werden nun entweder vernichtet oder an das Staatsarchiv Würzburg abgegeben."
Da dieser aufwendige Prozess für die Zentralregistratur alleine nicht mehr zu schaffen war, hat der Fachbereich Information und Kommunikation und Zentrale Dienste (kurz: IT) gemeinsam mit dem Staatsarchiv Würzburg eine kurzfristige Lösung erarbeitet: In Kooperation mit der Bentheim Werkstatt des Blindeninstituts Würzburg sollen ab Juli alle 4000 Aktenordner für das Staatsarchiv aufbereitet werden.
Das sind circa 40 000 Einzelvorgänge, die die Mitarbeiter der Werkstatt zu bewältigen haben. Daniel Herberich erklärt die Aufgabe der Mitarbeiterin der Bentheim Werkstatt: "Von jeder Akte müssen die Heftklammern entfernt werden, dann werden sie auf eine andere Klammer aus Plastik aufgesteckt und mit Karton von beiden Seiten umschlossen."
In der Bentheim Werkstatt arbeiten Menschen mit Blindheit oder einer Sehbehinderung, die aufgrund ihrer Behinderung nicht auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt beschäftigt werden können. Stefanie Löhner, Leiterin der Bentheim Werkstatt, freut sich über das neue Projekt. "Das ist mal was ganz anderes", berichtet sie. "Normalerweise arbeiten wir mehr in der Produktion, etwa im Holz- oder Metallbau. Die Verwaltung ist ein ganz neues, spannendes Arbeitsfeld für die Mitarbeiter und die betreuenden Angestellten."
Außerdem sollen im Zuge der Digitalisierung alle Akten mit einer besonders langen Aufenthaltsfrist eigescannt werden. Das betrifft zum Beispiel Unterlagen von Kindergärten oder zum Asylrecht. Damit wird nicht nur dringend benötigter Platz geschaffen, sondern auch die Grundlage für eine elektronische, papierarme Aktenführung, Stichwort: e-Government.
Hier kommt das Reha- und Arbeitswerk (RAW) der Lebenshilfe Schweinfurt ins Spiel. Die Mitarbeiterdes RAW sind Menschen mit psychischen Beeinträchtigungen, denen es ermöglicht werden soll, am Arbeitsleben teilzunehmen. Sie werden in den kommenden Monaten circa 500 Akten für das Landratsamt einscannen, die danach wiederum an das Staatsarchiv gegeben werden.
Dass diesem Prozess aber auch noch einiges an Vorarbeit vorausgegangen ist, betont Martin Kuhn, Leiter der IT am Landratsamt Würzburg: "Ich freue mich, dass mein Team durch die Kooperationen mit der Bentheim Werkstatt und der Lebenshilfe die Unterstützung bekommt, die es dringend braucht. Sie haben sehr viel Mühe und Engagement in die Vorbereitung dieses Projekts gesteckt." Es handle sich schließlich um ein Sonderprojekt, das die Mitarbeiter zusätzlich zu ihrer täglichen Arbeit erledigen müssten, heißt es weiter in der Mitteilung.
Das Projekt mit den beiden sozialen Einrichtungen ist zunächst für ein Jahr geplant. "Wir würden uns natürlich über eine Verlängerung freuen. Denn mit der Kooperation werden wir ja nicht nur massiv entlastet, sondern unterstützen eben auch soziale Einrichtungen", freut sich Vanessa Langer, die in der IT für den Bereich e-Government zuständig ist.
