Vereine, die Daten verwalten müssen, auf die auch verschiedene Vorstandsmitglieder zugreifen können sollen, kleine Firmen, die ihre Verwaltung digital erledigen wollen, Arbeitnehmer im Home-Office, für die konzentriertes Arbeiten in der eigenen Wohnung nicht möglich ist: Für diese und andere hat Aub Aktiv in den Räumen der ehemaligen Sozialstation im Spitalgebäude ein Büro eingerichtet.
Der Verein "Aub Aktiv e. V." ist ein Zusammenschluss der Auber Geschäftsleute, Vereine und der Stadt Aub und ist hervorgegangen aus der ehemaligen Fremdenverkehrs- und Gewerbegemeinschaft. Karlheinz Krieger, der Vorsitzende des Vereins, stellte jetzt das Büro der interessierten Öffentlichkeit vor. Neben einigen Vereinsvertretern und Bürgermeister Roman Menth war vom Landratsamt Andrea Laumer gekommen, die für Regionalmanagement, Kreisentwicklung und Wirtschaftsförderung zuständig ist.
Mit modernster Technik ausgestattet
Das im Spitalgebäude untergebrachte Büro ist mit modernster Technik ausgestattet. Laptop und Beamer, eine Leinwand, Drucker und Scanner gehören zur Ausstattung. Online wird eine Cloud-Umgebung geschaffen, gepflegt und gewartet. Hier können beispielsweise Vereinsakten bearbeitet und abgelegt werden, zentraler Speicherplatz auf mehreren Servern, die alle aus Gründen des Datenschutzes im Inland stehen, ist vorhanden. Eigene Mailadressen können eingerichtet, Sicherungsdateien erstellt werden.
Die Idee zur Einrichtung des Büros sei gewesen, das vielfältige Vereinswesen in Aub zu unterstützen und die Stadt attraktiver zu gestalten. In den Vereinen werden Vorstandsaufgaben oft geteilt, verschiedene Personen brauchen Unterlagen. Beim Wechsel in den Vorständen werden oft waschkorbweise Unterlagen hin und her gebracht. Dies könnte vereinfacht werden, wenn wichtige Unterlagen digitalisiert werden und einfach die erforderlichen Zugangsberechtigungen erteilt werden.
Zahlreiche Anwendungen installiert
Joachim Ruppert, der die elektronischen Systeme eingerichtet hat und sie auch wartet, erklärte die vielseitigen Anwendungsmöglichkeiten des Aub-Aktiv-Office. Wer damit arbeiten will, muss sich nicht einmal mit dem Programmieren auskennen, zahlreiche Anwendungen sind installiert und wurden möglichst einfach gestaltet. Jeder, der etwas mit elektronischer Datenverarbeitung zu tun hat, kann damit umgehen. Die einzelnen Programme basieren auf OpenOffice, vorhandene Datensätze aus anderen Systemen können aber eingelesen werden.
Auf die gespeicherten Daten kann man nicht nur von den Geräten im Office aus zugreifen sondern von jedem Gerät, das einen Browser hat. Egal ob PC, Laptop, Handy oder Tablet: Der Zugriff kann dort eingerichtet werden. Insgesamt können sich 25 Geräte gleichzeitig einwählen. E-Mail-Adressen können dort ebenfalls eingerichtet werden, Belege und Unterlagen können die Vereinsverantwortlichen mit dem vorhandenen Scanner digitalisieren.
Einfacher Übergang
Alle Anwendungen sind datenschutzrechtlich abgesichert. Sollte in einem Verein der Vorstand wechseln, sind auch für die neu zuständigen Personen alle relevanten Daten verfügbar, es müssen nur Berechtigungen erteilt werden.
Das Büro ist aber nicht nur mit Bürogeräten sondern auch mit den erforderlichen Büromöbeln und einem Tisch beispielsweise für Besprechungen ausgestattet und bietet die Möglichkeit, die eigenen Unterlagen in eigenen Schrankfächern unter Verschluss zu nehmen. Es eignet sich für Büroarbeiten ebenso wie für Konferenzen, ob analog oder digital. Bürozeit kann online gebucht werden, wie auch über die Stadt Aub oder über den Verein Aub Aktiv.
Andrea Laumer vom Landratsamt Würzburg wies darauf hin, dass das Aub Aktiv Office genau einem Projekt des Landkreises zuspiele, das Unterstützung bei Vereinsaufgaben und mit "Change Lab" einen Versuchsraum für neue Arbeitswelten anbietet.
Das Aub Aktiv Office wurde als Kleinprojekt über das Regionalbudget 2022 der Allianz Fränkischer Süden gefördert. Interessierte Vereinsvorstände, Unternehmen, Home-Office-Arbeitende oder auch sogenannte "Digitalnomaden" können Zeiten im Büro buchen. Da der Verein Aub Aktiv keine Gewinne erzielen will, werden lediglich die Selbstkosten verrechnet.
Wer Interesse hat, wendet sich an den Verein Aub Aktiv (www.aub-aktiv.de) oder an die Stadt Aub. Die Internetseite wird in den nächsten Tagen freigeschaltet.
