Die gesamten Unterlagen für die Kreistagssitzungen in den Hassbergen mussten bis zur Einführung des RIS – 61 mal kopiert, in passende Umschläge gefüllt und auf dem Postweg verschickt werden. Bis zu 30 Sitzungen pro Jahr standen im Nachbarlandkreis auf dem Kalender. Alleine diese "Papierflut" lässt sich mit einem RIS erheblich eindämmen. Die Unterlagen liegen seit Jahren in digitaler Form auf den Computersystemen vor und können so schnell zu den Ratsmitgliedern verschickt werden.
Das RIS lässt einzelne Mailverteiler zu, das heißt, über das System können auch nur die Mitglieder eines Ausschusses oder die Fraktionsvorsitzenden schnell und digital eingeladen und informiert werden. Das RIS ermöglicht zudem auch Ratsmitgliedern den Zugriff auf Informationen von Ausschüssen, denen sie selbst nicht angehören.
Der Wunsch nach einer digitalen Informationsplattform wächst
Im Muster für die Geschäftsordnung der kommunalen Parlamente ist der Einsatz von Ratsinformationssystemen (kurz: RIS) bereits vorgesehen. Im Kreis Schweinfurt, im Nachbarkreis Hassberge und in einigen Gemeinden gibt es bereits ein solches System, in den neuen Räten wächst der Wunsch nach der digitalen Informationsplattform.
Systeme für die digitale Verknüpfung von Verwaltung und Gemeindegremien gibt es derzeit viele. Standardisiert von großen Anbietern, die stetig verbessert werden, die mit Updates ihr Spektrum erweitern. Und "hausgemachte" RIS von örtlichen Fachleuten, die auf die Bedürfnisse der Kommunen zugeschnitten werden können. Das System des Landkreises Schweinfurt fußt auf einer Entwicklung aus Gerolzhofen, die Gemeinde Euerbach informiert ihre Ratsmitglieder mit einer Software aus Lohr.
Schnelle Ladung zu Sitzungen und Übermittlung von Unterlagen
Im Kern geht es um die schnelle Ladung zu Sitzungen, die Übermittlung der Sitzungsunterlagen und um ein greifbares digitales System auch auf Unterlagen aus der Vergangenheit. Darüber hinaus bieten die Programmierer zusätzliche Module an, etwa ein verknüpftes Bürgerinformationssystem oder eine Anwendung zur Dokumentenorganisation. Alle RIS sind mit dem Internet der Gemeinden oder des Kreises verbunden, die meisten stellen Anwesenheitslisten, einzelne Haushaltsdaten und ähnliche Dokumente zusätzlich zur Verfügung.
Entscheidend für die Einführung sind die Vorschriften des Datenschutzes. So müssen die Mitglieder der Kommunalparlamente eine Datenschutzerklärung abgeben. Schließlich handelt es sich um teilweise sensible Daten.
Tablets für Ratsmitglieder, damit die Daten nicht auf dem Familien-PC landen
Jochen Kraft, der erst seit wenigen Wochen im Gemeinderat von Euerbach sitzt, begrüßt das RIS der Gemeinde. Man werde das System ständig anpassen und fortentwickeln müssen, meint Kraft. Der einzelne Rat wird wohl bei seinen bevorzugten Arbeitsmethoden bleiben, berichtet er. Wer das Arbeiten mit Papier und Notizen vorzieht, druckt sich auf dem heimischen Drucker einzelne Dokumente aus, nimmt die Papiere mit in die Sitzungen und ergänzt die Angaben mit handschriftlichen Notizen. Die Kollegen, die mit Tablet oder Laptop zu den Sitzungen kommen, sind noch in der Unterzahl. Wegen der engen Datenschutzbestimmungen könne es in der Zukunft dazu kommen, dass die Kommunen sogar Tablets für die Ratsmitglieder anschaffen müssten, damit die sensiblen Daten nicht auf dem "Familen-PC"landen.
Der praktische Umgang ist für die Ratsmitglieder denkbar einfach: sie wählen sich mit einer bei der Gemeinde hinterlegten Mailadresse und mit einem Passwort in das System ein und erhalten dort die Informationen. Das System lädt die Ratsmitglieder ein, gibt die Information an die Internetseite weiter und hält den Sitzungskalender auf dem aktuellen Stand.
Im Kreistag hat man gute Erfahrungen mit dem System gemacht
Tobias Gößmann ist für das Ratsinformationssystem des Kreistages in Schweinfurt zuständig. Er teilt die Erfahrungen aus den Ratshäusern, dass gerade die neuen und jüngeren Ratsmitglieder auf Digitalisierung und damit auch auf das Ratsinformationssystem setzen. Zusammen mit den Räten und den Programmierern arbeitet Gößmann an Verbesserungen, will das System stets aktualisieren. Im Schweinfurter Kreistag ist man mit dem bestehenden System sehr zufrieden, auch der Nachbarkreis Haßberge arbeitet gerne mit dem RIS (eines anderen Anbieters).
In einer der nächsten Sitzungen von Poppenhausen werde das Ratsinformationssystem ein Thema sein, meint der dortige Geschäftsleiter Thomas Hahn. Er hofft auf ein System mit Dokumenten-Management. Den Zeitgewinn bei der Ladung sieht er als eher gering an. Schwebheims Bürgermeister Volker Karb verfolgt die Diskussion mit großem Interesse und wird sich künftig mit seinem Gemeinderat auch über die Einführung eines RIS unterhalten. Er setzt dabei auch auf Erfahrungsberichte aus den Gremien und Verwaltungen.
