Besonders die vielen Bau- und Sanierungsmaßnahmen sind Archivar Marian Opalka beim Durchforsten der Registratur der Gemeinde Kolitzheim von 1978 bis 2005 aufgefallen. In knapp vier Jahrzehnten Gemeindeverwaltungstätigkeit kamen eine große Menge an Akten und Papierunterlagen zusammen. Nachdem nicht alles der dauerhaften Aufbewahrung würdig ist, musste die Masse erst einmal gesichtet und bewertet werden, heißt es in einer Pressemitteilung.
Die Gemeinde beauftragte den Würzburger Spezialisten Opalka mit diesem Projekt, da er sich wie kaum ein zweiter mit den Archiven in Kolitzheim und auch in der Umgebung auskennt. Opalkas Kompetenz gründet auf jahrzehntelange Erfahrung mit mehr als 50 Kommunalarchiven.
Bereits im Jahr 2008 war er im Auftrag der Gemeinde Kolitzheim tätig und erstellte aus dem gesammelten Schriftgut das Gemeindearchiv für die acht bis zur Gemeindegebietsreform 1978 noch selbstständigen Gemeinden Gernach, Herlheim, Lindach, Kolitzheim, Oberspiesheim, Stammheim, Unterspiesheim und Zeilitzheim.
Kolitzheim das das wohl jüngste Archiv Bayerns
Nun folgte der nächste Schritt für die Zeit, ab der die Verwaltung aller Orte von Kolitzheim aus stattgefunden hatte, bis zum Jahr 2005. Natürlich wurden nur solche Vorgänge archiviert, die komplett abgeschlossen sind und für den laufenden Dienstbetrieb nicht mehr benötigt werden, anders beispielsweise Bebauungspläne und –verfahren, die nach wie vor gelten und bei Baugesuchen und –anfragen herangezogen werden müssen, erklärte Geschäftsleiter Dominik Dorsch. Dennoch habe die Gemeinde Kolitzheim aufgrund dessen nun vermutlich das jüngste Archiv in Bayern, schmunzelte Opalka. Alles was für die Nachwelt erhaltenswert ist, wurde systematisch archiviert, der Rest datenschutzkonform vernichtet.
Zum guten Ergebnis des Projekts, welches sich über ein Jahr hinweg erstreckte, habe die Gemeinde durch Schaffung optimaler Arbeitsbedingungen selbst wesentlich beigetragen, bemerkte der Archivar. Die großen Arbeitsräume in der ehemaligen Hauptschule in Unterspiesheim seien durch die Bauhofmitarbeiter bedarfsgerecht ausgestattet worden und hätten so die Arbeitseffizienz gesteigert, so Opalka. "Die an meiner Arbeit interessierte Verwaltung, insbesondere die zuständige Mitarbeiterin für Registratur und Archiv, Andrea Karbacher, war stets hilfsbereit, was einer stressfreien konzentrierten Arbeit zu Gute kam", fügte er an.
Keine Sammlung von Einzelschriftstücken
Dank der tatkräftigen Unterstützung von hinzugezogenen Hilfskräften, die unter der Regie des Archivars die Vorarbeiten leisteten, konnte das Projekt zur Freude aller Beteiligten zügig durchgeführt werden. Zum Abschluss brachte der Archivar auf jedem Archivale eine Signierung mit Standortangabe an und deponierte die Archivalien liegend in speziellen säurefreien Archivkartons, sodass sich das Papier nicht weiter zersetzt.
Ein Archiv sei "keine Sammlung von nach Datum sortierten Einzelschriftstücken, sondern eine Forschungseinrichtung", betonte Marian Opalka seinen wissenschaftlichen Anspruch. "Der zentrale Begriff bei der Archivanlage ist 'kompetente Sorgfalt', denn ohne Sorgfalt und Weitsicht kann man nicht etwas errichten, was dauerhaft bestehen bleiben soll", erklärte der Archivar seine Maxime.
Ein Historiker, der die Ortsgeschichte erforschen will, brauche Zusammenhänge, zusammengehörige Dokumente der Verwaltungsvorgänge, wie die Verwaltung sie in ihrer Aktenbildung überliefert habe, erklärte er. Daher ist die systematische Ordnung auch in einem so genannten Repertorium ("Findbuch") festgehalten, welches Opalka der Gemeinde sowohl in Papierform als auch digital übergab. Dieses enthält Bestandsübersichten sowie Angaben über die Inhalte der Archivkartons ("Physische Ordnung") und zusätzlich ein detailliertes Archivalienverzeichnis (1142 Einheiten auf den Tafeln 1 bis 94). Dies ermöglicht eine einfache Archivverwaltung und das schnelle Finden von Dokumenten.
Akten aus vielen Bereichen erfasst
Rechnungsbände, der Gemeindehaushalt mit Jahresrechnungen und Belegen sowie die Haushaltspläne wurden vorangestellt. Es folgen nach dem Bayerischen Einheitsaktenplan Dokumente der allgemeinen Verwaltung, nämlich von Wahlen und Bürgerversammlungen über Ortsrecht, Feuerwehr, Einwohner, Natur- und Umweltschutz und Schulwesen. Weiterhin sind Kultur, kirchliche und soziale Angelegenheiten wie die Kindergärten als Oberpunkte erfasst. Akten zu Gesundheitswesen, Friedhöfe, Hoch- und Tiefbauplanungen, Baugebietserschließungen, Land- und Forstwirtschaft, Weinbau, Gewerbe und Wasserversorgung sowie Abwasserbeseitigung sind ebenfalls archiviert.
Bürgermeister Horst Herbert dankte dem Archivar bei der Übergabe für die hervorragende Zusammenarbeit und zeigte sich erfreut über die gelungene neue Ordnung im Archiv des Kolitzheimer Rathauses.
