Kommunen müssen genauso wie Firmen oder Organisationen für den Schutz und die Sicherheit von Daten ihrer Bürger sorgen. In der Interkommunalen Allianz Oberes Werntal kümmern sich die Mitgliedsgemeinden jetzt gemeinsam um die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung: Sie haben zusammen externe Berater dafür beauftragt, die die internen Beauftragten unterstützen.
"Ein gemeinsames Handeln lohnt sich personell, finanziell und stärkt das Miteinander", sagt Thomas Hahn, Geschäftsleiter der Gemeinde Poppenhausen. Er hat sich stellvertretend für die Allianzgemeinden um die gemeinsame Bewältigung gekümmert. Denn seit Mai 2018 sind alle Gemeinden verpflichtet, noch höhere Anforderungen im Umgang mit Daten zu erfüllen.
Zum einen geht es darum, den Bürger darüber zu informieren, was mit seinen Daten geschieht. "Beispielsweise bei einem Formular zu einem Bauantrag muss der Hinweis enthalten sein, dass die Daten des Bürgers gespeichert werden, um den Antrag prüfen zu können", erläutert Katharina Wirsching, Datenschutzbeauftragte der Gemeinde Poppenhausen. Der Bürger muss schriftlich einwilligen. Oder wenn auf der Homepage der Gemeinde Vereine und deren Vorsitzende mit Adresse oder Telefonnummer genannt sind, so dürften die Daten jetzt nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Verantwortlichen dort veröffentlicht werden. "Wir haben alle Vereinsverantwortlichen kontaktiert und ihr Einverständnis geholt."
Zahlreiche Vorschriften
Vor allem beinhaltet die Datenschutzgrundverordnung zahlreiche Vorschriften für stärkere verwaltungsinterne Dokumentationen. Beispielsweise welche Programme für den Datenaustausch genutzt werden. Oder wohin hausintern die Daten gelegt werden, um die Wege leichter nachvollziehen zu können. "Wir müssen mit den Providern Erklärungen abschließen, dass sie die Daten nur in unserem Sinne verwenden", so Wirsching.
Weitere Vorgaben beinhalten die Zugangssicherheit, auch zum Serverraum: Wer hat dort Zugriff, wer hat einen Schlüssel? Wie müssen Passwörter gestaltet sein? "Das geht über in den Bereich Informationssicherheit", sagt Wirsching.
Von den zehn Allianzgemeinden schließen sich acht für eine gemeinsame Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung zusammen: Bergrheinfeld, Dittelbrunn, Euerbach, Geldersheim, Poppenhausen, Waigolshausen, Wasserlosen und Werneck. Niederwerrn ist bereits eigenständig versorgt, Oerlenbach wird über den Landkreis Bad Kissingen betreut.
Beratung ermöglicht
Gemeinsamer Datenschutz in den Kommunen heißt, dass auch gemeindliche Kindergärten, Bauhöfe, Kläranlagen oder Forstverwaltungen mit abgedeckt sind. Für Themen wie den Sachaufwand für Feuerwehren und Schulen wird eine Beratung ermöglicht.
Bürgermeister Ludwig Nätscher, derzeit Sprecher der Allianz, sieht in der gemeinsamen Umsetzung "eine effektive, kostensparende und professionelle Bearbeitung des Themas". Er macht außerdem einen Mehrwert dadurch aus, dass die Gemeinden und ihre Beauftragten sich gegenseitig unterstützen und voneinander lernen könnten. Nicht jede Gemeinde müsse die Unterlagen und Dokumente selbst erstellen. Das spare viel Zeit.
Für die zunächst auf fünf Jahre angelegte externe Beratung fallen laut Projektleiter Thomas Hahn insgesamt 183 700 Euro an. Durch das interkommunal vorbildhafte Vorgehen wurde eine Förderung der Regierung von Unterfranken möglich. 85 Prozent der zuwendungsfähigen Gesamtkosten sind förderfähig, maximal 90 000 Euro. Die Allianz Oberes Werntal schöpft dies aus.
