Es sind Orte, die vielfach ungeeignet, oftmals nicht zweckmäßig und schon gar nicht einladend sind: Dunkle Räume in Kellern und Abstellflächen oder auf dem Dachboden, manche davon feucht oder schlecht temperiert. Dort fristet dann das kommunale Registratur- und Archivwesen ein tristes Schattendasein. Die Streutalallianz will nun den Schalter umlegen und Licht in das Dunkel dieser "kommunalen hoheitlichen Pflichtaufgabe" bringen.
Das heißt: Sichten, Ordnen und Bewahren von Schriftstücken, Dokumenten, Urkunden oder auch Niederschriften sowie Zeitungsbelegen. Wie dies im Reigen der elf Allianzgemeinden umzusetzen ist, war anfänglich eher rätselhaft. Zumal die Registratur- und Archivpflege in den einzelnen Gemeinden unterschiedlich gehandhabt wurde – mal besser und geordnet, mal mehr schlecht als recht.
Beratung aus dem Saaletal für die Streutalallianz
Das war den Bürgermeistern der Lenkungsgruppe bewusst, ebenso der enorme Zeit- und Personalaufwand. Wie also ein gemeindeübergreifendes Registratur- und Archivwesen in der Streutalallianz auf den Weg und unter einen Hut bringen? Kommt hier das Motto "Guter Rat ist teuer" ins Spiel? Mitnichten. Allianzmanager Johannes Föhr wusste, dass sich die Allianz Fränkisches Saaletal beim Projekt Gemeindeübergreifendes Registratur- und Archivwesen das Lob "Best Practice", sprich vorbildliche Vorgehensweise, verdient hatte.
Zur jüngsten Lenkungsgruppen-Sitzung im Rathaus Hausen begrüßte daher Streutalallianz-Vorsitzender Martin Link den ILE-Manager Holger Becker aus Hammelburg mit Anastasia Schoch als interkommunaler Fachkraft für Registratur- und Archivarbeit. Gemeinsam haben sie ihre Erfahrungswerte zum dortigen Erfolgsprojekt vorgestellt. Und haben so für einen Wissenstransfer gesorgt, von dem die Streutal-Bürgermeister profitieren können.
Warum der Experte Archive für wichtig hält
In Sachen Neu-Organisation von Registraturen und Archiven richtete Holger Becker in seinem Vortrag den Blick auf die verwaltungsmäßige Herangehensweise mit einer Fülle von Anforderungen. Hier gilt es, die einzelnen Schritte gut vorzubereiten, auszuhandeln und umzusetzen. Beispielsweise im Falle einer Zweckvereinbarung über eine interkommunale Archivkooperation von Gemeinden. Das setzt sich bei der Suche nach geeignetem Personal, der Einstellung einer Fachkraft und deren Arbeitsvertrag fort.
Becker verdeutlichte die Rolle von Archiven als bewahrende Institution für das kulturelle Erbe. Wie er sagte, trägt eine enge Verzahnung der Archive durch interkommunale Zusammenarbeit dazu bei, historisches Wissen zu bewahren und für kommende Generationen zugänglich zu machen.
Verbundarchivarin Anastasia Schoch gewährte in ihrer Präsentation Einblicke in ihren Arbeitsalltag, den sie sich in den zwei Jahren ihrer Tätigkeit nach der Methode "Learning by doing" weitgehend selbst aufgebaut und strukturiert hat. Und betonte, dass sie sich nicht nur mit der klassischen Archivarbeit, also der konservatorischen Behandlung der Archivalien und Sammlungsobjekte samt Verzeichnis wie auch der Betreuung vor Archivanfragen aus der Gesellschaft beschäftigt habe. Sie fügte den Aspekt hinzu, sich vor allem auf die Herausforderungen und Chancen zu freuen, die die Digitalisierung mit sich bringe.
Förderung von bis zu 85 Prozent ist möglich
Zusammenfassend betonten die Referenten von der Allianz Fränkisches Saaletal die Bedeutung eines gemeindeübergreifenden Handelns im Bereich Registratur- und Archivwesen. Die fachkundigen Ausführungen von Holger Becker sowie die praxisnahen Einblicke von Anastasia Schoch hinterließen bei den Streutal-Bürgermeistern einen nachhaltigen Eindruck.
Gut, dass Allianzmanager Johannes Föhr schon zu Beginn der Sitzung die Eckpunkte des Förderprogramms "Interkommunale Zusammenarbeit" aufgezeigt hatte. Denn ein Vorhaben wie das gemeindeübergreifende Registratur- und Archivwesen kann mit bis zu 85 Prozent der zuwendungsfähigen Kosten gefördert werden, maximal jedoch mit 90.000 Euro.
