Wer heute eine Gemeindeverwaltung im Landkreis Rhön-Grabfeld besucht, entdeckt meist neben der Eingangstüre die Auszeichnung "Digitale Verwaltung". Was verbirgt sich dahinter? Eine Erklärung am Beispiel der Verwaltungsgemeinschaft Bad Neustadt.

Mit dem Onlinezugangsgesetz des Bundes war geplant, dass Bund und Länder ihre Verwaltungsleistungen bis 2022 auch elektronisch über Verwaltungsportale anbieten. Es sei dahingestellt, ob dieses Ziel erreicht ist. Bayern hat verschiedene Leistungsbereiche priorisiert, um in diesen Bereichen eher zum Ziel zu kommen. Dazu wurde das BayernPortal als Grundlage für die Leistungsbereiche gegründet.

Schankerlaubnis online beantragen

In der Verwaltungsgemeinschaft Bad Neustadt sind über das BayernPortal 61 Onlineverfahren in unterschiedlichen Rechtsbereichen verfügbar. Wie Geschäftsstellenleiterin Heike Kaiser und der ID-Administrator Felix Schmitt erläutern, bedeutet diese Aussage jedoch nicht, dass die Verfahren völlig digital vom Antrag bis zum Bescheid oder Antwortschreiben ablaufen. Kein einziges der 61 Onlineverfahren lässt sich "ohne Papier", also rein digital, durchgängig bearbeiten.

Den Verantwortlichen der Verwaltungsgemeinschaft ist das zu wenig. Daher haben sie sich selbst auf den Weg gemacht, mit einem Digitaldienstleister eigene medienbruchfreie Verfahren zu entwickeln. Als erstes Projekt wurde ein überschaubarer Arbeitsbereich, nämlich die Erteilung von Schankerlaubnissen bei Festen und dergleichen ausgewählt. Hier stellen jedes Jahr meist die gleichen Veranstalter und Personen die entsprechenden Anträge.

Vereinsvertreter sind sehr aufgeschlossen

Im Dialog mit Vereinsvertretern haben die Verantwortlichen der VG eine große Aufgeschlossenheit für eine Digitalisierung dieses Arbeitsbereiches angetroffen. Jeder Antragsteller braucht personenbezogen eine BayernID, für die er sich einmalig registriert.

Mit der Online-Antragstellung beginnt der Prozess. In der VG erfolgt die direkte elektronische Integration des Antrages in das Fachverfahren. Ein elektronischer Workflow wird automatisch gestartet. Dazu gehören auch die notwendigen Anhörungen von Polizei, Lebensmittelüberwachung oder Straßenbaulastträgern. Hier war das Problem einer gemeinsamen Plattform für den sicheren Datenaustausch zu lösen, die es weder bayern- noch bundesweit gibt, jedoch so wichtig wäre, wie Felix Schmitt betont.

Bescheid wird aufs Handy geladen

Bei der VG hat man die Lösung in der Nutzung der Cloud des Landkreises Rhön-Grabfeld zur externen Kommunikation gefunden. Die Stellungnahmen der Behörden laufen digital in das Verfahren. Es wird ein digitaler Bescheid erstellt, der in den elektronischen Postkorb der Antragssteller versandt wird. Meist laden Empfänger den Bescheid auf ihr Handy, sodass sie die Entscheidung, etwa bei Kontrollen, immer vor Ort haben.

Die erfolgreiche Pionierarbeit der VG Bad Neustadt dauerte sechs Monate. Nun ist die Software serienreif und soll auf bayerischer Ebene über die AKDB zum Einsatz kommen. Für Felix Schmitt ist ein wichtiges Entwicklungsziel für weitere Prozesse möglichst viel Standards zur Nutzung anderer Prozesse herzustellen.

Wo liegt nun der Mehrwert des Digitalprozesses?

Wo liegt nun der Mehrwert dieses Digitalprozesses? Felix Schmitt stellt in der Verwaltung eine deutliche Arbeitsvereinfachung fest. Für die Antragsteller besteht keine Abhängigkeit von Öffnungszeiten der Verwaltung mehr. Die Entscheidungen kommen schneller. Der elektronische Antrag kann bei der nächsten Veranstaltung mit geringen Veränderungen, wie Zeitpunkt der Veranstaltung, wieder genutzt werden. Die Anwender sind nach dem Echo äußerst zufrieden mit dem Produkt, freut sich Heike Kaiser.

Felix Schmitt hat mit digitalen Lösungen für Sondernutzungserlaubnisse bereits das nächste Projekt im Auge. Neben der ihm so wichtigen Entwicklung von einheitlichen Standards ist es laut Schmitt genauso bedeutsam, den Bürgern die digitalen "Behördengänge" schmackhaft zu machen.

Digitale Behördengänge schmackhaft machen

Dabei müsse auch die Scheu genommen werden, sich in der BayernID zu registrieren und den Personalausweis zur digitalen Nutzung freischalten zu lassen. Ebenso darf laut Schmitt nicht außer Acht gelassen werden, die Mitarbeitenden der Verwaltung in die Prozessentwicklungen mitzunehmen und ihnen die Vorteile der digitalen Wege erkennen zu lassen.

Bei den eigenen internen Prozessen ist die VG schon sehr lange in der Digitalität angekommen. Viele Verwaltungsvorgänge werden seit Jahren rein digital abgewickelt. Das geht vom Dokumentenmanagement über digitale Personalakten, Urlaubsanträge im Workflow, sowie die digitale Rechnungsbearbeitung bis zur Verscannung des Posteinlaufes mit elektronischer Verteilung und die elektronische Schriftgutablage. Auch diese Prozesse werden systematisch weiterentwickelt betont Heike Kaiser. Als Nächstes führt das Team der VG Bad Neustadt elektronische Akten für den Steuerbereich ein.