Der TSV Lohr hatte am Mittwoch um 10 Uhr 2309 Mitglieder. Elke Imhof, Mitarbeiterin in der Geschäftsstelle an der Jahnstraße, kennt die Mitgliederzahl in Echtzeit, denn der Verein hat auf digitale Mitgliederverwaltung umgestellt. Co-Vorsitzende und Geschäftsführerin Carmen Burk, Projektleiter Curt Debus (Bad Orb) und Imhof berichteten in einem Pressegespräch über die Neuerung.

"Wir hatten ein funktionierendes Mitgliederprogramm", betonte Burk. Dieses stammte aus den Jahren 2007/08 und war seinerzeit von Debus auf die Bedürfnisse des TSV Lohr zugeschnitten worden. "Damals hat man von neuen Möglichkeiten der Digitalisierung wie Cloudfähigkeit und App-Anbindung nichts gewusst", so Debus, der im Zuge der Umsetzung vor 16 Jahren Mitglied des Vereins geworden war.

Das neue Programm heißt Kurabu und wird seit Jahresbeginn genutzt. Das japanische Wort bedeutet "Verein" und ist der Name eines Berliner Start-ups, das das Programm entwickelt hat. Debus hat es aus rund 30 Programmen ausgesucht, die er sich angesehen hat. "Wir sind froh, ihn als Projektleiter gewonnen zu haben", betonte Burk.

Daten bleiben in Europäischen Union

Wichtig war für Debus neben der Funktionalität des Programms, dass der Hersteller die Daten auf Servern in Deutschland beziehungsweise der Europäischen Union (EU) lagert. So komme der Verein den Verpflichtungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nach. Auch sonst hat der TSV nach Burks Worten für den Datenschutz "das Möglichste getan".

Neben der Geschäftsstelle haben nur die Abteilungsleiter und Berechtigte aus den Abteilungen Zugriff auf die Daten. Diese wurden laut Burk geschult und für den Datenschutz sensibilisiert. Das Besondere an Kurabu ist, dass sich jedes Mitglied über das Programm, das über die Homepage des Vereins erreicht werden kann, und die damit verbundene App fürs Smartphone selbst verwaltet.

Mitglieder müssen noch E-Mail-Adressen nachreichen

Jedes Mitglied kann seine persönlichen Daten aktualisieren, Abteilungen wechseln und aus dem Verein austreten. Neue Mitglieder können sich über das Programm anmelden. Einzige Voraussetzung ist eine E-Mail-Adresse. Das sei noch ein Problem, berichtete Imhof. Trotz diverser Aufrufe fehlten immer noch rund 480 Mail-Adressen von Mitgliedern über 18 Jahren. Die Quote sei aber gut, "ich bin ganz zufrieden".

Den Überblick behält Elke Imhof, weil Ein- und Austritte zunächst erst einmal Anfragen sind. Ein Eintritt generiert automatisch eine E-Mail an die Geschäftsstelle. Diesem Antrag müsse der Verein erst zustimmen, erläuterte sie. Geprüft werde unter anderem bei Minderjährigen die Zustimmung der Eltern und ob das neue Mitglied nicht früher aus dem Verein ausgeschlossen worden sei. Austritte funktionierten genauso.

Weniger Aufwand für die Geschäftsstelle

Vor allem Ältere haben manchmal Probleme mit dem Computer. Sie können in die Geschäftsstelle kommen. Dort werden die Daten, die andere zu Hause eingeben, direkt in Kurabu eingepflegt. Oder ihnen wird bei einem vergessenen Passwort oder Problemen mit dem eigenen Account geholfen. Nach Burks Worten "hatten wir schon im Hinterkopf, dass es hier Probleme geben könnte".

Die Vorteile von Kurabu sind nach Angaben der drei Beteiligten vielfältig. Die Geschäftsstelle hat weniger Aufwand mit der Mitgliederverwaltung und kann einfacher mit Abteilungen und Mitgliedern kommunizieren. Gesamtverein und Abteilungen haben tagesaktuell einen Überblick über die Mitgliederzahl.

Beiträge werden tagesaktuell berechnet.

Beiträge für Gesamtverein und Abteilungen werden nicht mehr einfach abgebucht, eine Woche vorher wird eine Rechnung verschickt. Zudem werden die Beiträge jetzt tagesaktuell ab der Eintrittserklärung berechnet. Die Abteilungen können sogenannte Teams für alle Mitglieder und für ihre Mannschaften und Sportgruppen anlegen und diesen Informationen auf den Computer oder über die App, die seit April zur Verfügung steht, zukommen lassen. Trainer können mit ihren Mannschaften kommunizieren, Trainingspläne hochladen oder Spielausfälle bekannt geben.

Das funktioniert über Whatsapp auch, aber nicht anonym. Im Gegensatz zu Whatsapp sieht ein Mitglied bei Kurabu die Daten der anderen nicht, die die Information ebenfalls erhalten haben. "Wir sind bei der Nutzung von Whatsapp immer skeptischer geworden", erklärte Carmen Burk.

Mit dem fortschrittlichen Programm ist der TSV Lohr nach den Worten der Co-Vorsitzenden für die Zukunft gerüstet. Weitere Nutzungen sollen folgen. Mitglieder sollen sich über Kurabu Mitgliedsbescheinigungen etwa für die Krankenkasse herunterladen können. Ab Herbst ist ein Test mit dem "Check in" geplant. Sportler können sich bei jeder Trainingsstunde per App und einen QR-Code, der an die Tür geklebt wird, selbst anmelden. Anwesenheitslisten entfallen somit. Auch für Mitgliederversammlungen lässt sich diese Funktion nutzen.