Die gemeindlichen Mitteilungsblätter der Verwaltungsgemeinschaft (VGem) Helmstadt, die monatlich erscheinen, sollen strukturell und organisatorisch eine Veränderung erfahren. Diese gern gelesenen Mitteilungen gibt es seit dem 1. Januar 2015. Der Markt Helmstadt verteilt 1170 Exemplare, Holzkirchen 450, Markt Remlingen 700 und Uettingen 900 Exemplare. Die durchschnittlichen Gesamtkosten für die Herausgabe und Verteilung der Mitteilungsblätter lagen in den Jahren 2018 bis 2020 bei rund 56 000 Euro/Jahr. Diese Kosten wurden bisher durch die VGem und durch die einzelnen Mitgliedsgemeinden getragen.
Aufgrund personeller Veränderungen mussten nunmehr bei der Vgem generelle Überlegungen angestellt werden, wie die Organisationsstrukturen und die Aufgabenzuweisungen an die veränderten personellen Rahmenbedingen angepasst werden. Auch war es das Ziel, den Kostenaufwand spürbar zu optimieren. Künftig soll es ein gemeinsames Mitteilungsblatt für die vier Mitgliedsgemeinden geben, hieß es in der Sitzung der Gemeinschaftsversammlung der VGem Helmstadt. Hier will man dem erforderlichen Kosten- und Umweltbewusstsein Rechnung tragen, insbesondere durch die gemeinsame Auflagenzahl von rund 3200 Stück und das breitere "neue" Verteilungsgebiet werden die Attraktivität und das allgemeine öffentliche Interesse schnell zunehmen, sagte Gemeinschaftsvorsitzender Daniel Bachmann.
Die Druckkosten der monatlichen Gesamtausgabe wurden vorläufig mit etwa 1300 Euro/Monat kalkuliert. Somit werden sich die jährlichen Gesamtkosten voraussichtlich halbieren. Diese werden künftig von der Vgem Helmstadt übernommen. Der Veröffentlichungsumfang von Vereinsnachrichten wird auf maximal zwölf Seiten/Jahr und Verein beschränkt, diese sind dann kostenlos. Die Sitzungsniederschriften werden künftig nicht mehr gedruckt. Diese können über einen veröffentlichten Link und über den abgedruckten QR-Code einfach und schnell aufgerufen werden.
In der Diskussion wurde von einigen Bürgermeistern darauf hingewiesen, dass man dieses Thema im jeweiligen Gemeinderat behandeln will. Das Gremium beschloss im Gemeindesaal von Holzkirchen, der künftigen Vorgehensweise für die Herausgabe eines monatlichen gemeinsamen Mitteilungsblattes zuzustimmen. Der Gemeinschaftsvorsitzende wird ermächtigt, einen entsprechenden Dienstleistungsvertrag mit dem MaGeTA-Verlag zu unterzeichnen. Die Abstimmung ergab acht gegen fünf Stimmen für diese Neuregelung.
Betrieb wieder aufnehmen
Am 18. Mai 2015 hat die VGem Helmstadt einen Bürgerbus zum Preis von 26 739 Euro gekauft. Diese Fahrgelegenheit zum Einkauf und Arztbesuch wurde von den Bürgern gerne angenommen. Aufgrund der Regelungen hinsichtlich der Corona-Pandemie, war die VGem gezwungen, ab dem 23. März 2020 den Betrieb des Bürgerbusses bis auf weiteres einzustellen. Seitdem steht das Fahrzeug auf dem Parkplatz vor der Verwaltungsgemeinschaft. Die Beschäftigungsverhältnisse mit den Fahrern wurde mit Ablauf des 31. Oktober 2020 aufgelöst. Einstimmig beschloss die Versammlung, den Bürgerbusbetrieb wieder aufzunehmen, sobald die Corona-Lage dies zulässt.
Die Verwaltungsgemeinschaft hat bereits im Jahr 2007 die Grundsteine auf dem Weg zur "vollumfänglichen" elektronischen Aktenführung gelegt. Es sind allerdings noch verschiedene Aufgaben für das Erreichen dieses Ziels zu bewältigen. Aus diesem Grund hat das Gremium beschlossen, für das Projekt "Digitalisierung" eine vorläufig auf drei Jahre befristete Planstelle in den Stellenplan für das Haushaltsjahr 2022 aufzunehmen.
Die Eingangstür auf der Südseite des Vgem-Gebäudes zeigt deutlich sichtbare witterungsbedingte Mängel auf. Die Toranlage soll nun erneuert werden, man rechnet mit Kosten von etwa 20 000 Euro.
