Um in der Verwaltung eine „wesentliche Erleichterung“ der Arbeit zu erreichen und die Produktion von „Papier zu vermeiden“, führt die Verwaltungsgemeinschaft (VG) Partenstein das Ratsinformationssystem der AKDB ein, mit dem ein Programmtool für Sitzungsmanagement funktionsfähiger wird, das die VG bereits seit 2007 nutzt. Die VG-Gemeinschaftsversammlung billigte diesen Schritt in ihrer Sitzung am Mittwochabend mit 10:0 Stimmen.
Die von Sascha Köhler von der Münchener Firma Living Data, einer 100-prozentigen Tochter der AKDB (Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern), präsentierte Programmerweiterung, stellt Verwaltung sowie Personen mit Zugriffsrechten die jeweils benötigten Informationen auf elektronischem Wege zur Verfügung. Der Zugriff über einen kenn- und passwortgeschützen Login kann mit einem internetfähigen Computer von jedem beliebigen Ort aus und jederzeit erfolgen.
Der Preis zur Erweiterung des in der VG vorhandenen Basismoduls „Session“ um die Informationsstufe „Session-Net“ kostet einmalig rund 2250 Euro sowie monatlich gut 45 Euro. Gemeinschaftsvorsitzender Stephan Amend, der dieses Tool als Mitglied des Kreistages Main-Spessart bereits nutzt und schätzt, meinte, „die Kosten halten sich in erträglichem, überschaubarem Rahmen“. Durch den Erwerb dieser Programmerweiterung für die VG können nun die drei VG-Gemeinden Partenstein, Wiesthal und Neuhütten mit diesem Ratsinformationssystem arbeiten, ohne dass weitere Zusatzkosten entstehen. „Wichtig wäre, dass alle mitziehen und alle dabei sind“, appellierte Amend an Bürgermeister und Ratsmitglieder.
Weniger Papier
Damit die Sitzungsladung rechtssicher funktioniert, was per E-Mail derzeit nur bedingt hinhaut, wie Köhler bestätigte, bekommt jedes Ratsmitglied zwar auch weiterhin eine schriftliche Einladung per Post, doch diese umfasst lediglich Terminangaben und Tagesordnung, also meist nur ein Blatt Papier. Weitere Informationen wie Schriftsätze, Kalkulationen, Pläne und andere Dokumente stehen dann aber über das Ratsinformationssystem zur Verfügung. Nur wer eventuell mangels Computer und Internetanschluss nicht mitmachen kann oder wer nicht möchte, bekommt auch weiterhin mehr Papier zugeschickt. Dann fällt die Entlastung der Verwaltung geringer aus.
Im Partensteiner Sitzungszimmer verfolgte auch ein Dutzend Ratsmitglieder aus den Gemeinden und Verwaltungsmitarbeiter die halbstündige Präsentation des neuen Programmtools. Die Vorstellung erfolgte in Begleitung von Thomas Aufmuth als Vertreter der AKDB in Würzburg. Besonders interessant waren zwei Aspekte, die Sascha Köhler erläuterte. Da Partenstein seine Sitzungsdaten seit 2007 elektronisch archiviert, erhalten nun alle Teilnehmer am neuen Ratsinformationssystem vollen Zugriff auf eine Recherchefunktion mit Volltextsuche für den gesamten Zeitraum. Das erschien Stephan Amend besonders hilfreich.
Zudem können Informationen zu Sitzungen wie Einladungen und Protokolle für die Öffentlichkeit automatisiert auf den Gemeindewebseiten zur Verfügung gestellt werden. Im deutschsprachigen Raum wird „Session“ in rund 1400 Verwaltungen eingesetzt, davon knapp 400 in Bayern. Neben dem Landkreis Main-Spessart verwenden auch die Stadt und die VG Marktheidenfeld dieses Programm. Eine Programmschulung für Ratsmitglieder, die rund 500 Euro extra kosten würde, hielt Köhler nicht für nötig, da das neue Tool weitgehend selbsterklärend sei. In einem oder zwei Jahren, wenn alle gut damit klar kommen, könnte sich die VG Partenstein zusätzlich das Modul „Mandator“ zulegen, mit dem das Ratsinformationssystem auch zeitweilig offline auf einem mobilen Endgerät verfügbar gehalten werden könnte. Die Mehrkosten dafür sollen in etwa die gleichen sein wie für „Session-Net“.
Digitales Wasserzeichen
Wiesthals Bürgermeister Andreas Zuschlag bat um Klärung der Frage, wie mit vertraulichen Schriftstücken zu verfahren sei. Das AKDB-Tool versieht solche Texte mit einem Wasserzeichen, das den Namen des Zugangsberechtigten angibt, sodass bei Missbrauch zumindest die Quelle bekannt wäre. Der VG-Gemeinschaftsvorsitzende versprach: „Gut, das klären wir.“
