Der Kitzinger Stadtrat ist in der Zukunft angekommen. Seit der Sommerpause heißt es für 26 der 32 Stadträte und Ortssprecher: Wischen statt blättern. Die große Mehrheit lässt sich über das Tablet digital zu den Sitzungen laden, liest und bearbeitet die Unterlagen auf dem Bildschirm.
Eine erste Bilanz
Herbert Müller ist im Rathaus für den Sitzungsdienst und damit für die Einladungen und Unterlagen zuständig. Er zieht zufrieden eine erste Bilanz. „Die Umstellung ist eine erhebliche Arbeitserleichterung und es werden Kosten gespart.“ Für ihn liegen die Vorteile des elektronischen Sitzungsmanagements auf der Hand: Weniger Papier, weniger Kopien sowie weniger Aufwand beim Sortieren und Zustellen der Unterlagen an die Stadträte. Auch die Reaktionen aus dem Stadtrat sind positiv: „Super, das ist die Zukunft“ war eine der Antworten.
26 von 32 sind dabei
26 von 32 Stadträten oder Ortssprechern sind dabei. Die CSU und die Ödp sind die Fraktionen, die komplett auf das Tablet setzen. Uwe Hartmann von der Bayernpartei auch. Bei den anderen Fraktionen sei jeweils ein Papierfan dabei, so Müller.
Der Arbeitsaufwand für die Verwaltung halte sich nach der Einführung der Tablets in Grenzen. Hie und da noch Hilfestellungen und eine genaue Kontrolle im Sitzungsprogramm, ob tatsächlich alle Unterlagen samt Anlagen eingestellt sind. „Ansonsten habe sich an der Arbeit wenig geändert“, sagt Müller. Steht eine Sitzung an, bekommen die Räte – um die rechtssichere Landung zu gewährleisten – eine E-Mail mit dem Hinweis, dass die Unterlagen online zur Verfügung stehen.
Erste Schritte 2010
Es sind ein paar Jahre vergangen, bis die Stadträte wischen dürfen oder können. 2010 wurde das Sitzungsprogramm Session eingeführt und der Grundstein für die digitale Ladung gelegt. Session ist der elektronischer Sitzungsassistent. Der begleitet die Verwaltung von der Einladung über die Erstellung der Sitzungsvorlage bis hin zum Abfassen des Protokolls.
Ab 2010 war es den Stadträten möglich, im geschützten Bereich zusätzlich zu den Papierunterlagen auf die Sitzungsdokumente zuzugreifen. Bei der Änderung der Geschäftsordnung im November 2014 wurde die Wahlmöglichkeit zwischen der Ladung auf Papier und der elektronischen Ladung aufgenommen.
Zeit der Umsetzung
Danach kam immer wieder der Wunsch nach der Umsetzung der digitalen Ladung. Die Verwaltung machte sich dran, arbeitete vor allem mit der Gemeinde Helmstadt zusammen, die als Vorreiter im dem Bereich gilt. Im Juni 2015 wurde der Stadtrat informiert. Zwei Testgeräte, Apple Ipad und Lenovo, wurden angeschafft. Alle Fraktionen und Gruppen bekamen die Möglichkeit, die Geräte zu testen.
Klare Mehrheit
Offenbar mit Erfolg. Im März 2016 stimmte der Stadtrat mit 27 zu zwei Stimmen für die Einführung. 26 der 32 Stadträte oder Ortssprecher haben sich dann für die neue Technologie im Rathaus entschieden.
Die EDV-Abteilung beschaffte die Geräte von Apple und schaffte die technischen Voraussetzungen (Wlan, Lizenz für die speziell für Mandatsträger entwickelte Mandatos-App, Sicherheit). Die Geräte wurden personalisiert und eingerichtet. Die Hauptverwaltung klärte die restlichen Fragen bis hin zur Nutzungsvereinbarung ab.
Bisher keine Probleme
Vor der Finanzausschusssitzung Ende Juni bekamen die Stadträte in einer zweistündigen Einführung das Tablet ausgehändigt. Bis zur Sommerpause erhielten sie noch sämtliche Unterlagen in Papierform. Danach wurde nur noch per Tablet geladen – bisher problemlos.
Die Kosten
Umsonst gibt es den Weg in die Zukunft nicht: Die Gesamtkosten für die Tablets samt Ausstattung lagen bei 22 500 Euro, die Lizenz der Mandatos-App fielen rund 4000 Euro an, die jährlichen Wartungskosten (Betreuung App) liegen bei 1000 Euro.
Kitzingen ist nach Iphofen die zweite Stadt, die im Kreis auf Tablets setzt. Auch die Dettelbacher Räte haben den elektronischen Zugriff auf die Unterlagen, werden aber noch per Brief eingeladen. In Volkach steht die Umstellung unmittelbar bevor.
