Die Zeit der langen Listen und manuellen Aufzeichnungen in Bergen von Aktenordnern ist nun in den Bauhöfen der Verwaltungsgemeinschaft Theres passé. In den Theres, Gädheim und Wonfurt verwendet der Bauhof seit kurzem eine spezielle Software, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtert. Dorothee Bär (CSU), Staatsministerin für Digitales in Berlin, wurde durch Artikel in bundesweiten Fachzeitschriften darauf aufmerksam und stattete der Gemeinde Theres deshalb kürzlich einen Besuch ab. 

Bürgermeister: Es geht nicht um Kontrolle der Mitarbeiter

Bürgermeister Matthias Schneider (CSU) dankte Kassenverwalter Ludwig Hahn, der als EDV-Beauftragter der Verwaltungsgemeinschaft die Einführung der Software maßgeblich unterstützte. Ab sofort können die Bauhofmitarbeiter, ausgestattet mit Diensthandy und Tablet, ihre Arbeit noch effektiver erledigen. In einem sicheren System werden die ausgeführten Arbeiten dokumentiert und auch die Arbeitszeiten für jedes einzelne Projekt erfasst. "Dabei geht es nicht um die Kontrolle der Mitarbeiter", erklärte Hahn, der vielmehr die Arbeitserleichterung durch Anbindung an das gemeindliche Arbeitszeiterfassungssystem und an das Controlling hervorhob.

Einfaches Umlegen auf die Kostenstellen

So lässt sich jederzeit einsehen, wie viele Stunden bei einzelnen Kostenstellen wie Schule, Friedhof oder Turnhalle anfallen und welche Kosten sich daraus errechnen. Kurz sind auch die Wege von direkten Aufträgen. Beispielsweise kann der Bürgermeister, wenn er eine Schadstelle entdeckt, zusammen mit dem Ausführungsauftrag ein Foto per App von seinem Smartphone senden. Nach der Reparatur wird die Erledigung digital von den Bauhofmitarbeitern bestätigt und dient so auch als Nachweis für Versicherungen oder andere Beteiligte. 

"Ich finde das spannend, dass auch der Bauhof digital ist. So etwas erwarten die Bürger nicht unbedingt", sagte Staatsministerin Bär. Landtagsabgeordneter Steffen Vogel (CSU) sieht seine Heimatgemeinde Theres und die Verwaltungsgemeinschaft sogar als Vorreiter in der Digitalisierung. 

Entwickelt von der AKDB

Die Bauhofsoftware wurde unter dem Namen "Ressourcenmanager" von der Anstalt für kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) entwickelt. Seit ihrer Gründung 1971 entwickelt die AKDB ein Komplettangebot an Lösungen für die Digitalisierung von Kommunen und öffentlichen Einrichtungen. Gudrun Aschenbrenner, Mitglied des Vorstandes bei der AKDB, erklärte, dass bereits 200 Gemeinden in Bayern mit der Bauhofsoftware erfolgreich arbeiten. 

Auch die Nutzungszahlen von Online-Verwaltungsdiensten steigen, wie Aschenbrenner aufzeigte. Nie zuvor machten Bürger so stark Gebrauch von Online-Diensten auf kommunalen Webseiten. Insgesamt gab es von September 2019 bis August 2020 schon etwa 2,4 Millionen Vorgänge in den Bürgerservice-Portalen der AKDB, das sind über eine Million Vorgänge mehr als im Vorjahreszeitraum September 2018 bis August 2019.

"Explosion" bei der Zahl der Online-Kfz-Zulassung

Allein die Nutzung der Online-Kfz-Zulassung erhöhte sich seit Beginn der Corona-Krise im März um das 19-fache. Der Gesetzgeber unterstützt dabei pragmatische Lösungswege: So wurde in Bayern die Nutzung internetbasierter Kfz-Dienste erheblich erleichtert. Im Zuge einer Ausnahmegenehmigung des Freistaats ist es bis Jahresende nicht mehr notwendig, sich mit der eID-Funktion des Personalausweises zu authentifizieren, um Fahrzeug online zulassen und abmelden zu können. Eine mit Benutzername und Passwort angelegte BayernID reicht aus. Schnell machte ein Großteil der bayerischen Landratsämter von dieser Erleichterung Gebrauch, die von den Bürgern gut angenommen wurde. 

Ebenso hat der Einsatz elektronischer Akten der AKDB erheblich zugenommen. Kommunale Verwaltungen, so wie beispielsweise auch die Verwaltungsgemeinschaft Theres, nutzen allein in Bayern schon über 2500 zentrale E-Aktenlösungen. Zeitraubende Suchaktionen entfallen. Mit elektronischen Akten stehen gewünschte Informationen mit wenigen Mausklicks zur Verfügung, schnell, sicher und umfassend. 

Bürger auch weiterhin persönlich willkommen

Wichtig sei es, das Personal und die Bürger von den Vorteilen durch praktische Anwendung und eigene Erfahrungen zu überzeugen, betonte Bürgermeister Matthias Schneider. "Natürlich ist der Bürger auch weiterhin persönlich in der Verwaltungsgemeinschaft willkommen." Manche Angelegenheiten könnten aber noch einfacher und bequemer von Zuhause aus, zum Beispiel über das Bürgerserviceportal, abgewickelt werden - und das nicht nur in Corona-Zeiten.