Mit dem Ziel, die Zukunft des Musik-Bahnhofs Gädheim auf sichere Beine zu stellen, entschloss sich Schulleiter Armin Schuler, diesen „klingenden Bahnhof“, der sich im September 1997 im alten Gädheimer Bahnhof auf zwei Stockwerken ansiedelte, in einen eingetragenen Verein umzuwandeln.

Bestärkt wurde er bei der Gründungsversammlung durch einen kleinen Kreis interessierter Bürger, die ihn in seinem Vorhaben tatkräftig unterstützten. Darunter Rechtsanwalt Steffen Vogel, der ihm beratend zur Seite stand. Dieser stellte die Wichtigkeit und Bedeutung eines Vereines für den Musik-Bahnhof und der Gemeinde Gädheim dar: z. B. kulturelle Förderung der Kinder. Da öffentliche Unterstützungsgelder hauptsächlich für Vereine zugänglich wären, sollte auch der Musik-Bahnhof als Verein agieren und sich so absichern. Der Vorteil sei auch, beispielsweise die Vereinfachung bei Festlichkeiten und eine einfache steuerliche Handhabung zu genießen. Auch könne somit Jugendförderung bei der Gemeinde Gädheim beantragt werden.

Wie Armin Schuler berichtete, sind mittlerweile 18 teils hauptamtliche Dozenten im Musik-Bahnhof beschäftigt, mit den Außenstellen in Maroldsweisach, Sand, Knetzgau, Hofheim und im Gädheimer Gemeindebereich. Die professionell ausgebildeten Dozenten sind anerkannte Musiker und Musikerinnen, die ihr Wissen auch genauso weitergeben.

So ist es zum Beispiel möglich ausschließlich auf musikalische Wünsche der Schüler einzugehen, oder gezielt Prüfungen aller Art kompetent vorzubereiten. Das Unterrichtskonzept ist sehr modern und erlaube ein zeitlich sowie inhaltlich individuelles Arbeiten mit den Schülern in der Gruppe oder alleine und dies mit den unterschiedlichsten Instrumenten.

Nach den Ausführungen der offizielle Akt, die Vereinsgründung mit dem Namen „Musik-Bahnhof Gädheim e.V.“ mit Sitz in Gädheim. Der Zweck diene der Förderung von Kunst und Kultur sowie Brauchtum und Heimatpflege.

So hieß es nun übergehen zum Wahlgang mit Wahlleiter Steffen Vogel: zum 1. Vorsitzenden gewählt wurde Stefan Müller, als 2. Vorsitzende Elisabeth Schmitt, Caroline Schuler fungiert als Schriftführerin und das Amt des Kassiers übernahm Robert Schuler. Ihnen zur Seite stehen die Beisitzer Arno Götzendörfer, Christine Werner und Adolf Schmitt. Als Kassenprüfer stehen Egon Eck und Christian Schrepfer zur Verfügung.

„Was einen überzeugt, dafür tritt man gerne ein“, so zeigte der noch amtierende Bürgermeister Egon Eck seine Freude über die Vereinsgründung in seiner Gemeinde. In den vergangenen Jahren, betonte er, habe sich der Musik-Bahnhof schon einen hervorragenden Namen gemacht, dabei lägen auch Vorteile für die Gemeinde Gädheim klar auf der Hand. Diese wären eine gute musikalische Ausbildung, dies schon im frühen Alter, Vereine können später auf diese Musiker zurückgreifen. Der Musik-Bahnhof übernehme auch gerne in der Gemeinde bei vielen Angelegenheiten die musikalische Umrahmung und vertrete nach außen die Gemeinde im Landkreis. Als Erinnerung an den denkwürdigen Tag, überreichte er das Gemeindewappen an Armin Schuler und seiner Vorstandschaft.