Ein schickes Auto fahren und nichts dafür zahlen? Ganz so einfach ist das leider nicht. Denn auch dann, wenn der Arbeitgeber einen Firmenwagen spendiert, hat der Arbeitnehmer kosten. Wie hoch diese sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Arbeitnehmer, die einen Firmenwagen auch für private Fahrten sowie für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte zur Verfügung gestellt bekommen, müssen einen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern, den sogenannten Nutzungswert. Dieser kann anhand der pauschalen sogenannten 1%-Methode ermittelt werden oder individuell mithilfe eines Fahrtenbuchs.

Das sind die einzigen Methoden, die das Finanzamt bei der Versteuerung akzeptiert – eine Schätzung beispielsweise ist nicht erlaubt. Und: Wer das Fahrtenbuch nicht so ordentlich führt, wie es das Finanzamt verlangt, bei dem kommt zwingend die pauschale 1%-Methode zur Anwendung.

Welche Methode der Arbeitgeber in der monatlichen Lohnabrechnung anwendet, muss er in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer für jedes Kalenderjahr festlegen. Während des Jahres darf bei demselben Wagen die Methode nicht gewechselt werden.

Kosten des Firmenwagens bei der pauschalen 1%-Methode

Die einfachere und deshalb vor allem bei Arbeitgebern beliebtere Methode ist die1%-Methode. Dabei muss der Arbeitnehmer jeden Monat 1% des Listenpreises versteuern. Das bedeutet: 1% des Listenpreises des Firmenwagens wird zum Brutto-Gehalt dazugerechnet, und es fällt entsprechend mehr Lohnsteuer an. Aufs Jahr gerechnet versteuert der Arbeitnehmer somit 12% des Listenpreises. Dazu kommt die Versteuerung der Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte. Sie kann ebenfalls auf zwei Arten ermittelt werden: Entweder werden pauschal monatlich 0,03% oder nach Einzelbewertung pro Fahrt 0,002% des Listenpreises pro Entfernungskilometer versteuert.

Mit der Pauschalmethode sind alle Privatfahrten mit dem Firmenwagen abgegolten, unabhängig davon, wie viele Kilometer privat gefahren werden, wer den Pkw tatsächlich nutzt und welche Kosten der Arbeitgeber trägt. Die 1%-Methode erfasst zudem die Gesamtkosten des Fahrzeugs, also Anschaffung, Benzin/Diesel, Öl, TÜV, Reparaturen usw. Nicht abgegolten sind dagegen sogenannte Reisenebenkosten wie Parkgebühren, Maut sowie Kosten für eine Fähre oder einen Autoreisezug. Soweit die Firma diese Kosten für Privatfahrten übernimmt, liegt zusätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

Mit dem kostenlosen Firmenwagen-Rechner von steuertipps.de können Arbeitnehmer berechnen, wie viel das Finanzamt für einen Firmenwagen kassiert, wenn der Nutzungswert pauschal nach der 1%-Methode ermittelt wird.

Den Listenpreis bezahlt aber heute eigentlich niemand mehr. Ein Firmenwagenbesitzer hat daher gegen die 1%-Methode geklagt, da diese ohne Berücksichtigung der üblichen Rabatte gegen das Grundgesetz verstoße. Bislang leider ohne Erfolg (Niedersächsisches FG vom 14.9.2011, 9 K 394/10). Jetzt muss der Bundesfinanzhof entscheiden (Az. VI R 51/11). Arbeitnehmer deren Firmenwagen nach der 1%-Methode versteuert wird, können unter Hinweis auf diese Revision Einspruch gegen ihren Steuerbescheid einlegen und Ruhen des Einspruchsverfahrens beantragen.

Kostenermittlung mit einem Fahrtenbuch

Genauer und in vielen Fällen steuerlich vorteilhafter ist es, wenn der Privatanteil mittels Fahrtenbuch nachgewiesen wird. Denn dann wird nur genau der Teil der Kosten versteuert, der auch tatsächlich auf die private Nutzung und die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfällt – und zwar nach der Formel: "Nutzungswert = privat und zur Arbeit gefahrene Kilometer/Gesamtkilometer × Gesamtkosten". Gesamtkosten sind die insgesamt für den Firmenwagen entstehenden Aufwendungen, die der Arbeitgeber getragen hat. Vom Arbeitnehmer selbst getragene Kosten, zum Beispiel für Benzin, gehören nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht zu den Gesamtkosten.

Die Gesamtkosten des Fahrzeugs müssen durch Belege nachgewiesen werden. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, seinem Arbeitnehmer die entsprechenden Auskünfte zu erteilen. Und natürlich muss der Arbeitnehmer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen.

Wenn der Arbeitgeber auf die 1%-Methode besteht

Viele Firmen versteuern den Nutzungswert generell nur nach der pauschalen 1%-Methode, weil ihnen der Verwaltungsaufwand für die Nachweismethode zu groß ist.

Das aber hindert einen Arbeitnehmer nicht daran, trotzdem ein Fahrtenbuch zu führen, sich am Jahresende die Gesamtkosten aus der Buchhaltung zu besorgen und in der Steuererklärung zur Nachweismethode zu wechseln! Denn wenn die vom Arbeitgeber angewandte Methode für den Arbeitnehmer nachteilig ist, kann er in der Steuererklärung zur günstigeren Methode wechseln und dadurch seinen  steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn verringern.

Garagengeld vom Arbeitgeber

Oft erwartet der Arbeitgeber, dass sein Arbeitnehmer den Firmenwagen über Nacht in einer Garage oder an einem vergleichbaren sicheren Ort abstellt. Dafür erhalten die Arbeitnehmer dann in der Regel ein sogenanntes Garagengeld vom Arbeitgeber.

Garagengelder gehören nach einem Urteil des BFH nicht zum Arbeitslohn (Az. VI R 145/99). Vielmehr hängt die steuerliche Behandlung davon ab, ob es sich um Ihre eigene Garage oder eine angemietete Garage handelt.

Der Firmenwagen wird in der eigenen Garage untergestellt

In diesem Fall sind die Garagengelder Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung (der Garage). Der Arbeitnehmer muss daher in seiner Steuererklärung eine Anlage V ausfüllen und darin die erhaltenen Garagengelder als Einnahmen eintragen. Gleichzeitig kann er aber auch die Aufwendungen für seine Garage als Werbungskosten steuermindernd geltend machen.

Der Firmenwagen wird in einer angemieteten Garage untergestellt

In diesem Fall sind die die vom Arbeitgeber erstatteten Mietkosten steuerfrei, da es sich um einen Auslagenersatz handelt. Ausnahme: Der Arbeitnehmer schließt mit dem Arbeitgeber einen Mietvertrag ab, mit dem der Arbeitgeber zum Untermieter der Garage wird. Dann handelt es sich auch hier um Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung, bei denen die eigenen Mietzahlungen in der Anlage V als Werbungskosten gegengerechnet werden können.