Ein Klassentreffen bietet die ideale Gelegenheit, alte Schulfreunde wiederzusehen und gemeinsam in Erinnerungen an die Schulzeit zu schwelgen. Die Organisation eines solchen Events erfordert jedoch viel Planung und kann eine Herausforderung sein. Mit diesen Tipps gelingt es.

Klassentreffen organisieren: Diese Punkte sollten Sie beachten

Frühzeitige Planung

• Organisations-Team festlegen: Bei einem offiziellen Klassentreffen kommen je nach Jahrgang mehr als 100 Leute zusammen. Ein solches Event sollte, wenn möglich, von mehreren Personen organisiert werden, dann lassen sich die Aufgaben aufteilen. Selbstverständlich kann es einen Haupt-Organisator oder -Organisatorin geben. Allerdings wäre es hilfreich, sich „Mitstreiter“ zu suchen, wie das Plus Magazin berichtet. Bei der Suche nach Verbündeten können alte Klassenbücher weiterhelfen.

• Termin festlegen: Bei der Terminauswahl gilt: „Je früher desto besser“. Das Midlothian Conference Center rät, mindestens sechs Monate im Voraus zu planen, damit auch Klassenkameraden kommen können, die eine längere Anreise haben. Selbst ein Jahr im Voraus wäre nicht zu früh.

• Zeitpunkt festlegen: Derartige Events sollten immer am Wochenende organisiert werden, vor allem samstags. Den Freitag können dann viele Teilnehmer zur Anreise nutzen, den Sonntag zur Abreise. Das Organisations-Komitee sollte den Termin wenn möglich nicht einfach festlegen. Mit Umfragen über Doodle, Facebook oder WhatsApp kann der beste Termin für den Großteil der Teilnehmer ausgesucht werden.

• Ort festlegen: Am besten sollte ein Klassentreffen an einem zentralen Ort stattfinden, der gut erreichbar ist. Beliebte Optionen sind Restaurants, Gemeindesäle oder sogar die alte Schule. Bei der Auswahl des Ortes sollte auch berücksichtigt werden, dass die Partner der Klassenkameraden teilnehmen könnten und somit mehr Platz benötigt wird.

Kontaktaufnahme

• Klassenkameraden kontaktieren: Da viele vermutlich ihre Handynummern geändert haben, ist Social Media die beste Wahl, um Klassenkameraden ausfindig zu machen. Wie das Plus Magazin berichtet, könnte auch das Einwohnermeldeamt am Schulort helfen. Tatsächlich dürfen Daten bei „berechtigtem Interesse“ gegen eine Gebühr an Dritte weitergegeben werden. Ansonsten gibt es Portale wie stayfriends.de, auf denen man sich mit seinem vollen Namen und Alter für eine Schule melden kann, sodass andere einen ausfindig machen können. Alle Kontaktdaten sollten bei einem Verantwortlichen gesammelt werden. Dieser kann dann eine Einladungsliste erstellen.

• Einladungen versenden: Obwohl viele heutzutage mindestens eine Social-Media-Plattform nutzen, ist das Verschicken von Einladungen aus Papier laut dem Midlothian Conference Center trotzdem die bessere Wahl. Es nutzt schließlich nicht jeder die gleichen Plattformen und außerdem dient die Karte auch als Erinnerung. Die Einladungen sollten bestenfalls mindestens sechs Monate vor dem Termin versendet werden.

Programmgestaltung

• Ablauf erstellen: Der Ablauf des Treffens sollte geplant werden. Es sollte klar sein, wann Begrüßungsreden, Catering und gemeinsame Aktivitäten stattfinden. Auch ein Motto eignet sich gut für ein Klassentreffen. Wie das Midlothian Conference Center berichtet, bietet sich das Abschlussjahr an. So könnte aus dem Klassentreffen zum Beispiel eine 90er-Party werden.

• Redner: Falls Lehrer ebenfalls am Klassentreffen teilnehmen, wäre es sinnvoll, ihnen die Möglichkeit zu geben, eine kurze Rede zu halten. Auch ehemalige Schüler können das Treffen mit kurzen Reden bereichern. Das Programm sollte allerdings nicht zu straff sein, schließlich sollten die Teilnehmer genug Zeit haben, um sich frei miteinander zu unterhalten.

• Musik und Aktivitäten: Musik darf auf keiner Party fehlen. Bei einem Klassentreffen kann es sich anbieten, Musik aus Schulzeiten zu spielen. Vielleicht spielt ein ehemaliger Klassenkamerad ja in einer Live-Band oder kann als DJ fungieren? Auch kleine Spiele oder Aktionen zwischendrin können den Abend auflockern. Eine Diashow beispielsweise kommt immer gut an.

• Verpflegung: Es sollte für jeden etwas dabei sein - auch vegane Optionen oder für Menschen mit Unverträglichkeiten. Es sollte auch eine Auswahl an alkoholischen und nicht-alkoholischen Getränken geben.

Finanzielles

• Budget planen: Laut stayfriends.at halten viele einen Preis zwischen 20 und 40 Euro für ein Klassentreffen für angemessen. Wenn ein Saal gemietet werden muss, kann das den Preis aber schnell in die Höhe treiben. Je mehr Gäste kommen, desto günstiger wird es für die Allgemeinheit. Der Dienstleister Eventmobi gibt etwa 75 Euro pro Gast an, wenn 200 Teilnehmer kommen. Dabei werden 8000 Euro für Essen und Getränke, 5000 Euro für den Raum und 2000 Euro für das Entertainment angesetzt. Wenn der Preis bereits bei der Einladung feststeht, gibt es später keine bösen Überraschungen.

• Kostenbeteiligung: Damit nicht ein Mitglied des Organisationsteams auf den Kosten sitzen bleibt, können die Kosten auch vorab von den Teilnehmern eingefordert werden.

Erinnerungen festhalten

• Fotografen engagieren: Ein Fotograf kann das Event für alle Beteiligten festhalten. Vielleicht erklärt sich auch ein ehemaliger Klassenkamerad bereit, den Abend zu dokumentieren?

• Erinnerungsstücke: T-Shirts, Tassen oder Fotobücher, die die Teilnehmer mit nach Hause nehmen können, erfordern zwar etwas Aufwand, sind aber Jahre später noch schöne Erinnerungsstücke.

Nachbereitung

• Adresslisten behalten: Im Laufe des Lebens finden meist mehrere Klassentreffen statt. Wer womöglich schon in ein paar Jahren ein weiteres Event organisieren möchte, sollte seine Unterlagen - vor allem die Adressen und Nummern - aufbewahren.

• Fotos teilen: Die Fotos des Abends sollten über soziale Medien oder eine designierte Foto-Sharing Plattform teilen.

Ab wann kann ein Klassentreffen organisiert werden?

Es gibt keine ungeschriebene Regel, ab wann ein Klassentreffen organisiert werden kann. Wer Lust hat, kann sich auch jährlich mit seinen ehemaligen Klassenkameraden treffen. Das sind allerdings gängige Termine:

• Jubiläen: Zehn Jahre nach Schulabschluss werden häufig Klassentreffen organisiert, da es das erste große Jubiläum ist. Aber auch 20, 25, 30 oder 50 Jahre nach Schulabschluss sind beliebte Termine.

• Besondere Anlässe: Auch Ehemaligentreffen der Schule, oder Schuljubiläen bieten eine gute Gelegenheit Klassentreffen zu organisieren.