Viele Menschen kennen diese Situation: Man hat sich das Wochenende extra freigenommen, um endlich seine Steuererklärung zu machen. Doch plötzlich ist man stundenlang damit beschäftigt, seine Schubladen zu durchwühlen, weil man die Rechnung für das neue Arbeits-Handy einfach nicht finden kann. Irgendwann gibt man auf und muss sich eingestehen: Vermutlich ist die Rechnung zwischen alten Zeitungen im Papiermüll gelandet. Damit Ihnen das nicht passiert, erfahren Sie in diesem Text, welche Belege Sie für die Steuererklärung auf gar keinen Fall wegwerfen sollten.

Steuererklärung: Wie viele Jahre muss ich meine Belege aufheben?

Bis 2016 mussten Steuerzahlende zusammen mit ihrer Steuererklärung auch bestimmte Belege und Nachweise beim Finanzamt einreichen. Doch 2017 wurde diese sogenannte „Belegvorlagepflicht“ abgeschafft und man kann seine Steuererklärung ohne Belege machen. Aber Vorsicht: Das bedeutet nicht, dass man seine Belege deswegen in den Müll schmeißen kann.

Denn die „Belegvorlagepflicht“ wurde durch die sogenannte „Belegvorhaltepflicht“ ersetzt. Man kann seine Steuererklärung also ohne Belege abgeben, ist dabei aber verpflichtet, die Belege aufzubewahren. Denn das Finanzamt kann Steuerzahlende auffordern, bestimmte Belege bei Bedarf nachzureichen oder stichprobenartige Kontrollen durchführen.

Das Portal steuererklaerung.de schreibt dazu: „Aus Thüringen und Bayern ist zu hören, dass die Finanzämter regelmäßig Nachweise anfordern, wenn der Steuerzahler bestimmte Ausgaben zum ersten Mal in seiner Steuererklärung angibt.“ Häufige Praxis-Fälle seien das erstmalige Absetzen eines Arbeitszimmers oder der Kinderbetreuungskosten.

Deswegen gilt: Arbeitnehmer sollten ihre Steuerunterlagen mindestens vier Jahre lang aufbewahren, nachdem sie ihre Steuererklärung abgegeben haben. Für Spitzenverdiener mit Einkünften über 500.000 Euro pro Jahr erhöht sich die Aufbewahrungspflicht auf sechs Jahre. Und Freiberufler und Selbstständige müssen ihre Unterlange sogar noch länger archivieren und zwar bis zu zehn Jahre.

Steuererklärung: Welche Belege sollte man aufbewahren?

Falls das Finanzamt Rückfragen hat oder eine stichprobenartige Kontrolle durchführt, sollte man laut dem der Vereinigten Lohnsteuerhilfe folgende Belege griffbereit haben:

• Steuerbescheinigungen über Kapitalertragsteuer oder Zinsabschläge

• Spendenbescheinigungen

• Nachweis von außergewöhnlichen Belastungen: Dazu zählen laut der Vereinigten Lohnsteuerhilfe etwa Krankheitskosten, Pflege- und Pflegeheimkosten, Unterhaltskosten und Beerdigungskosten

• Nachweise einer Behinderung

• Studienbescheinigung

• Bescheinigung über geleistete Altersvorsorgebeiträge

• Bescheinigung über vermögenswirksame Leistungen

• Nachweis über besondere Werbungskosten, wie beruflich bedingte Umzugskosten, Weiterbildungen oder Möbel für ein Arbeitszimmer

• Handwerkerrechnungen inklusive Kontoauszüge

Übrigens: Als Arbeitnehmer ist man nicht unbedingt verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben. Laut dem Lohnsteuerhilfeverein Steuerring ist für viele Arbeitnehmer die Steuerpflicht nämlich schon durch den monatlichen Lohnsteuerabzug abgegolten. Trotzdem kann es sich lohnen eine Steuererklärung zu machen, wenn man hohe Ausgaben hat, die sich positiv auf die Steuerlast auswirken könnten.

Steuererklärung: Was passiert, wenn man einen wichtigen Beleg doch weggeworfen hat?

Zwar muss man seine Belege nicht mehr mit der Steuererklärung einreichen, doch was passiert, wenn das Finanzamt Rückfragen hat oder stichprobenartig einen Beleg nachfordert, den man verlegt hat?

Das Portal steuern.de sagt dazu: „Hakt das Finanzamt bei bestimmten Ausgaben nach und Sie können keine Belege liefern, wird das Finanzamt die Ausgabe in Ihrer Steuererklärung streichen!“

Als Faustregel kann man sich deswegen merken: Für jede Ausgabe, die man beim Finanzamt gelten gemacht hat, sollte man den passenden Beleg aufbewahren. Am besten in einem Aktenordner, auf dessen Rücken man das Steuerjahr notiert: „2021“, „2022“, „2023“. So kann man seine Unterlangen schnell wiederfinden und erspart sich das lange Wühlen in Schubladen oder Pappkartons auf dem Dachboden.

Steuererklärung: Was ist, wenn gar kein Beleg für eine Ausgabe ausgestellt wurde?

Manchmal kann es vorkommen, dass man gar keinen Beleg für eine Ausgabe hat. Etwa, wenn man sich ein günstigen Arbeitslaptop auf dem Flohmarkt gekauft hat. In diesem Fall sollte man sich am bestens nach dem Kauf einen Eigenbeleg ausstellen, rät das Portal steuern.de. Und schreiben dazu: „Notieren Sie auf einem Blatt Papier, was Sie wann für wie viel Geld wofür gekauft haben. Dieser Beleg rettet Ihnen bei Rückfragen des Finanzamts in der Regel die Steuerersparnis.“