Datenschutzhinweise nach Art. 13 und 21 DSGVO

Für die Datenerhebung und Verarbeitung ist die Main-Post GmbH, Berner Str. 2, 97084 Würzburg verantwortlich.

Wenn Sie sich anmelden, erhalten Sie per E-Mail-Einladungen zu Umfragen oder Interviews. Diese beziehen sich immer auf die Produkte der Main-Post GmbH. Ihr Feedback fließt somit direkt in die Weiterentwicklung der Produkte ein.

Die Anmeldung ist freiwillig. Ziel ist es, nützliche und relevante Erkenntnisse aus den Umfrage- und Interviewergebnissen zu ziehen, um neue Features zu entwickeln, zu testen und unsere Produkte und Services zu verbessern. Wenn Sie sich für die Main-Post Nutzerumfragen angemeldet haben, erhalten Sie regelmäßig Einladungen zu Umfragen und Interviews. Die Teilnahme daran ist freiwillig. Bei der Anmeldung werden die Daten aus der Eingabemaske an uns übermittelt: 

• E-Mail-Adresse

Zudem werden folgende Daten bei der Anmeldung erhoben: 

• Datum und Uhrzeit der Registrierung
• Datum und Uhrzeit der Bestätigungsmail (Double-Opt-In-Verfahren)
• Datum und Uhrzeit der Double-Opt-In Bestätigung durch den Nutzer

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Anmeldevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Wenn Sie von uns Einladungen zu Nutzerumfragen empfangen möchten, benötigen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung. Dazu verwenden wir das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren: Wenn Sie eingewilligt haben, dass Sie Einladungen zu Nutzerumfragen erhalten möchten, senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse, über den Sie sich für den Erhalt der Einladungen zu Nutzerumfragen anmelden können. Um Missbrauch zu vermeiden, werden der Anmeldevorgang und Ihre Bestätigung zum Nachweis Ihrer Einwilligung protokolliert. 

Um Sie zu passenden Umfragen und Interviews einladen zu können, können Sie nach der Anmeldung freiwillig weitere Daten angeben. Wir erstellen damit ein persönliches Profil. Dadurch kann beispielsweise ermöglicht werden, dass Sie nur zu Umfragen zu Produkten eingeladen werden, die Sie auch selbst nutzen. Weitere freiwillige Daten: 

• Anrede, Vorname, Nachname
• Genutzte Produkte
• Aboart
• Geburtsjahr
• Bevorzugte Lokalausagbe 

Bei der Teilnahme an einer Umfrage werden Ihre Umfrageantworten in Excel oder Microsoft Forms erhoben und gespeichert.

Die mit der Umfrage erhobenen Daten und Umfrageergebnisse werden im Anschluss an die Befragung anonymisiert. Ein Rückschluss auf Ihr Profil oder Ihre E-Mail-Adresse ist somit nicht mehr möglich. 

Wenn Sie eine Einladung zu Umfragen per E-Mail erhalten haben, wird das Öffnen der Nachricht durch uns erfasst und diese Information in Ihrem Profil gespeichert. Für die Erfassung nutzen wir ein sogenanntes Zählpixel. Hierbei handelt es sich um ein transparentes 1x1 Pixel großes Bild, dass in die E-Mail eingebettet ist. Durch das Öffnen der Nachricht wird das Zählpixel von Servern unseres Versanddienstleister geladen. Auf diesem Weg wird unter anderem der Zeitpunkt der Öffnung der E-Mail, sowie die genaue Kennung des Newsletters erfasst und Ihrem Profil zugeordnet. Sofern Sie auf einen Link innerhalb des Newsletters klicken, wird auch dies Aktion erfasst. Durch Anklicken des Links im Newsletter wird Ihr Browser oder ein neues Fenster in Ihrem Browser geöffnet und auf eine Zwischenseite unseres Versanddienstleister geleitet. Von hier aus werden Sie dann automatisch auf die eigentliche Zielseite weitergeleitet. Durch das Öffnen der Zwischenseite wird unteranderem der Zeitpunkt des Klicks, die genaue Kennung des Newsletters und die URL der Zielseite erfasst und Ihrem Profil zugeordnet. 

Es werden die folgenden Informationen beim Öffnen eines Newsletters bzw. bei einem Klick auf einen Link innerhalb eines Newsletters erfasst: 

• Nutzerkennung für die Zuordnung zu Ihrem Profil
• Datum und Uhrzeit der Öffnung der E-Mail / des Klicks auf einen Link
• Typ (eMailing)
• Browser Referer
• User Agent
• Link-ID
• Objekt-IDs
• Optionale objektabhängige Informationen

Dauer der Speicherung/Kriterien zur Festlegung der Speicherdauer 

Ihre Daten werden so lange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Im Falle eines Widerrufs werden Ihre Daten gelöscht. Ihre E-Mailadressen können wir auch danach bis zu drei Jahren auf Grundlage unserer berechtigten Interessen speichern, bevor wir sie löschen, um Ihre ehemals gegebene Einwilligung nachweisen zu können. Die Verarbeitung dieser Daten wird auf den Zweck einer möglichen Abwehr von Ansprüchen beschränkt. Ein individueller Löschungsantrag ist jederzeit möglich, sofern zugleich das ehemalige Bestehen einer Einwilligung bestätigt wird. 

Ihre Daten (e.g. E-Mail-Adresse und zugehörige Angaben) werden so lange gespeichert bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Bei Inaktivität, d.h. wenn Sie mehr als drei Jahre auf keine unserer Einladungen zu Nutzerumfragen reagieren, löschen wir Ihre Daten bereits nach 3 Jahren. Sollten Sie die Löschung oder Änderungen Ihrer Profildaten wünschen, wenden Sie sich bitte an nutzerumfragen@mainpost.de.

Die Daten zu den Öffnungs- und Klickragen werden für die Dauer von 6 Monaten in Ihrem Profil gespeichert und anschließend gelöscht / anonymisiert. 

 
Datenempfänger 

Der Versand der Einladungsmails erfolgt, über den Versanddienstleister SC-Networks, Würmstraße 4, 82319 Starnberg. Die Datenschutzbestimmungen des Versanddienstleisters können Sie hier einsehen: https://www.sc-networks.de/datenschutz/. Der Versanddienstleister wird auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages gem. Art. 28 Abs. 3 S. 1 DSGVO eingesetzt.

Auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages gem. Art. 28 DSGVO agiert pd digital Hub (pd digital Hub, Curt-Frenzel-Str.2, 86167 Augsburg) als Dienstleister für die Durchführung und Auswertung von Umfragen. 

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung 

Der Versand der Einladungen erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung der Empfänger gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO i.V.m § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG. 

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit 

Sie können die Einwilligung in den Erhalt der Einladung zu Nutzerumfragen jederzeit durch Nachricht an uns oder einen Link in den Einladungsmails widerrufen. 

Datenschutzhinweise für externe Teilnehmer an Microsoft-Diensten 

Verantwortlicher 

Für die Datenverarbeitung im nachfolgend beschriebenen Umfang verantwortlich ist die Main-Post GmbH verantwortlich. 

Ihr Benutzerkonto für die Microsoft Cloud 

Als Externer (Geschäftspartner, Dienstleister, Freelancer) erhalten Sie vom Verlag der Main-Post oder dessen Dienstleister der pd digital eine Einladung zur Zusammenarbeit über die MS-Cloud. Ihr Zugang zu der Microsoft Cloud erfolgt über eine der folgenden Varianten:

• Für einmalige Sessions (z.B. eine Videokonferenz) erhalten Sie von uns einen Teilnahmelink und benötigen als Gast kein eigenes Konto.
• Haben Sie bereits ein eigenes Microsoft-Konto, können Sie dieses für den Zugang zu den jeweiligen Cloud-Diensten nutzen. Für die Bereitstellung Ihres eigenen Microsoft-Kontos bleibt Microsoft bzw. der jeweilige Accountersteller verantwortlich. 

Allgemeine Datenverarbeitung 

Wenn Sie die Microsoft-Dienste der Main-Post GmbH nutzen, werden je nach Art und Umfang der Nutzung gegebenenfalls über Ihre Benutzerkontodaten hinaus personenbezogene Daten verarbeitet, die Sie selbst in Ihrer täglichen Arbeit oder in der Zusammenarbeit mit anderen verwenden.

Beispiele: Sie nutzen Ihr persönliches Namenskürzel für die Benennung von Dateien. Sie tauschen sich mit Teamkollegen zu Ihren Abwesenheitszeiten aus.  

In Ihrem Konto bzw. bei der Nutzung der Microsoft-Dienste können Sie teilweise weitere völlig freiwillige Angaben zu Ihrer Person treffen, müssen dies aber nicht. Beispielsweise können Sie in Ihrem Konto ein Profilbild nutzen oder Ihren Status (Verfügbar/Beschäftigt/Bin gleich zurück) für andere Nutzer sichtbar machen.

Wenn Sie Daten bzw. Dateien bearbeiten, werden Sie teilweise als letzter Bearbeiter angezeigt (Zuletzt bearbeitet durch …). Daneben werden Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise zum Inhalt von Dokumenten, Dateien, Datenbanken oder Seiten jeweils zu den Zwecken, zu denen diese Inhalte erstellt werden.

Für die Bereitstellung sowie technische und betriebliche Unterstützung und Verbesserungen der Microsoft-Dienste werden technische Informationen zu Ihren Geräten, Ihrem Netzwerk bzw. Ihrer Internetverbindung, wie z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse, andere Geräte-IDs (UDID), Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung, verarbeitet. Diese Daten können auch personenbezogen sein.

Speziellere Datenverarbeitungen für Cloud-Dienste 

In den folgenden Cloud-Diensten werden Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus in der hier beschriebenen Weise verarbeitet.

Datenverarbeitung bei Microsoft Teams 

Microsoft Teams dient dem Austausch via Online-Meetings in öffentlichen und privaten Gruppen sowie als Kollaborationsplattform (z.B. Erstellung von Gruppen, Austausch via Chat, Ablage von Dokumenten uvm.).

Wenn Sie an einem Online-Meeting teilnehmen, werden Audio und Videosignale verschlüsselt an die anderen Konferenzteilnehmer übermittelt. Es steht Ihnen frei, während des Online-Meetings die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie während des Online-Meetings selbst ein- und ausschalten. Noch vor Beitritt in den Konferenzraum können Sie Ihren Namen eingeben und wählen, ob Sie mit ein- oder ausgeschalteter Kamera bzw. Mikrofon eintreten.

Sofern wir Online-Meetings (z.B. für Schulungszwecke) aufzeichnen möchten, werden wir Ihnen dies im Vorfeld mitteilen und Sie, sofern erforderlich, um Ihre Zustimmung bitten. Beim Start einer Aufzeichnung erhalten alle Teilnehmer des Meetings hierüber eine systemseitige Benachrichtigung. Sofern Sie mit der Aufzeichnung nicht einverstanden sind, können Sie jederzeit das Meeting verlassen oder Ihre Kamera oder Mikrofon deaktivieren. Ihre Zustimmung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Informieren Sie hierüber bitte unmittelbar den Moderator des jeweiligen Online-Meetings.

Datenverarbeitung im Rahmen von Logfiles 

Zur Gewährleistung der IT-Sicherheit der Microsoft-Dienste und zur Nachverfolgung von missbräuchlichen Aktivitäten und IT-Angriffen erfolgt eine Protokollierung u.a. von Datenzugriffen und Anmeldungen in Log-Files. Die Log-Files sind ausschließlich den Administratoren zugänglich und werden nur für die genannten Zwecke verarbeitet.

Die folgenden Daten können von IT-Administratoren eingesehen werden: 

• Angaben zur Anmeldung (z.B. IP-Adresse, Benutzername).
• Geräte-/Hardwaredaten (z.B. Gerätemodell, Betriebssystem).
• Hardwareinventurinformationen (z.B. Seriennummer, WLAN-MAC-Adresse).
• Zeitpunkt des Logins und Logouts zu Sicherheitszwecken.
• Administrator- und Kontoinformationen (z.B. Vor- und Nachname des Administratorbenutzers, E-Mail-Adresse des Kontobesitzers). 

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten bei Nutzung von Microsoft Cloud-Diensten finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. 

 Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung 

Als externer Teilnehmer erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten in der Regel für die vertraglich vereinbarte oder geplante Geschäftsbeziehung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) mit Ihnen oder als Kontaktperson für das Unternehmen mit dem die vertraglich vereinbarte oder geplante Geschäftsbeziehung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) erfolgt. 

Sofern die Datenverarbeitung nicht zur Anbahnung, Durchführung oder Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen oder geplanten Vertrags erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage unserer berechtigten Interessen zur ortsunabhängigen Kommunikation, der Pflege geschäftlicher Kontakte und der Erbringung geschuldeter Leistungen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). 

Darüber hinaus dient insbesondere die Verarbeitung von Logfiles dem berechtigten Interesse eine angemessene Datensicherheit für dienstliche Endgeräte zu gewährleisten und Verpflichtungen bzgl. einer potentiellen Information über Datenpannen erfüllen zu können. Rechtsgrundlage für sämtliche Datenverarbeitungen die hierfür erforderlich sind ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Sofern Sie bei der Nutzung der Cloud-Dienste freiwillig Angaben zu Ihrer Person machen oder freiwillig nicht erforderliche Funktionen nutzen, erfolgt die damit einhergehende Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer widerrufbaren Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, 7 DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte wenden Sie sich dazu an die o.g. Kontaktdaten der Main-Post.

Weitergabe Ihrer Daten 

Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte übermittelt. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern sie auf eine gesetzliche Vorschrift gestützt werden kann, die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind oder Sie ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben. 

Bei der Verarbeitung Ihrer Daten unterstützt uns die Microsoft Corporation als Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO streng weisungsgebunden. Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre Daten auch außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet bzw. an die Microsoft Corporation übermittelt werden, etwa wenn Sie selbst die Verbindung aus einem Land außerhalb der EU/EWR herstellen. Im Hinblick auf diese Datentransfers in Drittstaaten ist ein angemessenes Datenschutzniveau durch die EU-Standardvertragsklauseln und darauf aufbauende ergänzende Maßnahmen gewährleistet.  

Speicherdauer 

Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur bis zur Erledigung der Zwecke, für die die Daten erhoben wurden. Danach werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, die Verarbeitung bzw. Speicherung Ihrer Daten ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. 

Im Übrigen gelten folgende Speicher- bzw. Löschfristen:

• Alle Benutzerkontodaten sowie ggf. Mail-Postfächer und Daten in OneDrive werden grundsätzlich nach Beendigung der Bereitstellung des Dienstes gelöscht. Verwenden Sie ein eigenes Microsoft-Konto wird die Verknüpfung mit unseren Cloud-Diensten aufgehoben, wenn die Bereitstellung des Dienstes beendet wird. 
• Gespeicherte technische Protokolle/technische Diagnoseinformationen werden nach maximal 90 Tagen gelöscht oder anonymisiert.
• Alle Informationen, Nachrichten und Medien, die in einem Besprechungs-Chat auch während eines Online-Meetings ausgetauscht werden, werden grundsätzlich nach 60 Tagen gelöscht.
• Aufgezeichnete Online-Meetings werden abhängig vom jeweiligen Aufzeichnungszweck auch längerfristig gespeichert. Die konkrete Speicherdauer wird in Bezug auf die jeweilige Aufzeichnung den Teilnehmern vorab mitgeteilt. 

 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Unser betrieblicher Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gerne für Auskünfte oder Anregungen zum Thema Datenschutz zur Verfügung:

Dr. iur. Christian Borchers
Datenschutz Süd GmbH
Wörthstrasse 15

97082 Würzburg

datenschutz@mainpost.de

Rechte der betroffenen Person:

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e (Datenverarbeitung zur behördlichen Aufgabenerfüllung bzw. zum Schutz des öffentlichen Interesses) oder lit. f erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht der betroffenen Person das Recht zu, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde:

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden. In Bayern ist die zuständige Aufsichtsbehörde Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) Promenade 27, 91522 Ansbach.

Hinweis auf ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Bitte richten Sie den Widerspruch möglichst an: datenschutz@mainpost.de

Stand: 06.09.2023